📞 271 721 255

Uživatelská příručka
I  Projektové řízení

Kapitola 10 - Výkazy práce

V této kapitole:

V mnoha typech organizací jsou neoddělitelnou součástí řízení projektů výkazy práce (timesheets). Tato funkcionalita je samozřejmě součástí také Instant Teamu. Instant Team umožňuje jak zpětný záznam času stráveného na pracovních činnostech, tak záznamenávání průběžné za použití zabudovaných stopek. Podporováno je i odevzdávání výkazů práce za dané období a schvalování pověřenými pracovníky.

Za činnosti, ke kterým je možné čas ve výkazech práce zaznamenávat, jsou aplikací standardně považovány projektové úkoly (viz kapitola 5), pracovní schůzky (viz kapitola 12) a evidované absence (viz kapitola 9). Podle nastavení pracovní skupiny mohou být za činnosti, ke kterým je možné vykazovat práci, považovány i samotné projekty (viz sekce Konfigurace plánování v kapitole 15).

Generování výkazů práce

Výkazy práce jsou aplikací Instant Team generovány automaticky pro zdroje, kterým byla přiřazena frekvence výkazů práce (viz kapitola 15, sekce Frekvence výkazů práce) a to vždy na období definované touto frekvencí. Po skončení jednoho období jsou zdroje upozorněny na to, že mají odevzdat výkaz práce za právě uplynulé období a zároveň je pro ně vygenerován výkaz na další období.

Výkazy práce naleznete v sestavě Moje výkazy práce ve složce Moje práce v navigačním panelu.

UPOZORNĚNÍ

Uživatelům, kteří nemají přiřazenou frekvenci výkazů práce ani nejsou uvedeni jako schvalovatelé výkazů práce, se sestava s výkazy práce ani sestava sloužící pro analýzu položek výkazů práce, viz dále, nezobrazují.

PIC

Obrázek 10.1: Sestava Moje výkazy práce

Názvy jednotlivých výkazů práce jsou složeny z označení vlastníka výkazu práce, jemu přiřazené frekvence výkazu práce a období, pro které byl daný výkaz vygenerován.

Důležitým faktorem, který rozhoduje o tom, jakým způsobem můžete s výkazy práce nakládat, je hodnota pole Stav výkazu. Vybrané hodnoty tohoto pole jsou pro lepší orientaci barevně odlišené. Výchozí hodnota Otevřený (bez barevného zvýraznění) reprezentuje výkazy práce na aktuální časové období. Další stavy, ve kterých se mohou výkazy práce nacházet, jsou popsány dále v této kapitole.

Standardně se v sestavě zobrazují výkazy práce všech zdrojů, které jsou přiřazené právě přihlášenému uživateli, pomocí parametru Vlastník můžete filtrovat zobrazování výkazů podle jejich vlastníků.

Vyplňování výkazů práce

Dvojitým kliknutím na řádek s vybraným výkazem v sestavě Moje výkazy práce tento výkaz otevřete.


PIC

Obrázek 10.2: Nový výkaz práce

Základním nástrojem pro vyplňování výkazů práce je vytváření tzv. položek výkazů práce v sestavě Položky, do kterých následně můžete k jednotlivým činnostem vykazovat práci na nich strávenou. Každá položka již ve svém názvu obsahuje informace o tom, k jaké činnosti se vztahuje, kdo je jejím vlastníkem, typ položky a v jakém období je čas v ní vykázaný.

Novou položku práce vytvoříte tlačítkem Nová položka výkazu práce v nástrojové liště, případně obdobnou volbou v místní nabídce nad volným místem v sestavě. V sestavě se objeví řádek s nově vytvořenou položkou, jejíž název je zpočátku tvořen pouze označením vlastníka a typu položky.

Všechny potřebné údaje můžete kromě vstupních polí v sestavě vyplňovat také v okně s detaily položky, které otevřete dvojitým kliknutím na řádek s vybranou položkou (viz obrázek 10.6 dále).

Z rozbalovacího seznamu pole Činnost vyberte úkol, schůzku, absenci, případně projekt, ke kterému budete chtít vykazovat práci. Do pole Vlastník se propíší údaje odpovídající vybrané činnosti, tedy uživatel, jemuž byl přiřazen úkol, či který je uveden jako vlastník schůzky nebo absence.


PIC

Obrázek 10.3: Výběr činnosti v položce výkazu práce

Pokud budete členem projektového týmu či vedoucím projektu, můžete svou práci vykázat k libovolnému úkolu projektu, případně k samotnému projektu, v opačném případě pouze k úkolům vám v projektu přiřazeným. Položky, které byly vytvořené pro samotné projekty, nebo pro činnosti, jejichž vlastník se neshoduje s vlastníkem výkazu práce či nebyly přiřazeny k žádné činnosti, budou mít políčka ve sloupci Činnost podbarvena červenou barvou (viz obrázek 10.7).

Snadný způsob, jak do výkazu práce vyplnit více položek najednou nabízí tlačítko Vložit odpovídající činnosti v nástrojové liště, případně místní nabídka nad sestavou nebo možnost Záznam/Vložit odpovídající činnosti. Do výkazu práce jsou hromadně vloženy položky odpovídající všem činnostem přiřazených vlastníkovi výkazu a spadajících do časového období výkazu. Za úkoly spadající do daného časového období jsou považovány takové úkoly, které do tohoto období náleží tzv. kombinovaným začátkem a nebo kombinovaným koncem (jaké údaje jsou považovány za kombinovaný začátek a konec úkolu objasňuje poznámka Kombinovaný čas práce na úkolech v kapitole 6).

TIP

Položky vytvořené pomocí akcí Nová položka výkazu práce a Vložit odpovídající činnosti se zapíší do výkazu práce, v kontextu kterého byly vytvořeny, jako vlastník položky je označen vlastník výkazu. Můžete takto vyplňovat také výkazy práce za zdroje, které vám byly přiřazeny, ale nejsou vaše výchozí. Položky vytvořené způsoby popsanými dále (pomocí stopek či volbou Nová položka výkazu práce k úkolu, ke schůzce či absenci), mají vždy jako vlastníka uveden výchozí zdroj právě přihlášeného uživatele a zapisují se tedy pouze do jeho výkazu práce.

Pokud budete chtít některou položku z výkazu práce odstranit, můžete použít volbu Odstranit položku výkazu práce z místní nabídky nad řádkem s označenou položkou nebo obdobné tlačítko na nástrojové liště okna s detaily položky, které otevřete např. dvojitým kliknutím na vybranou položku. V tomto okně, viz obrázek níže, můžete také připsat své poznámky k položce do pole Poznámka.

Pole Typ položky slouží pro případné další zpracování položky výkazu práce a lze jej nastavit na jednu z předpřipravených hodnot. Jako výchozí je u všech položek použita hodnota Fakturovatelná. V licenční úrovni Professional si můžete hodnoty tohoto pole uzpůsobit podle vlastních potřeb, viz kapitola 32, sekce Změna definice polí.


PIC

Obrázek 10.4: Hodnoty pole Typ položky

Zápis odpracovaného času

Po vytvoření položky výkazu práce pro vybranou činnost můžete do této položky začít vykazovat odpracovaný čas a to přímo pomocí editačních polí ve sloupcích odpovídajících pracovních dnů na hodnotové lince v pravé části okna výkazu práce.

Nejprve označte řádek s vybraným úkolem, poté v něm klikněte na sloupec příslušného dne, ke kterému chcete práci vykázat a odpracovaný čas zde jednoduše vepište. Možnými zápisy jsou například 1d jako jeden pracovní den, 30m jako 30 minut. Číselné údaje bez označení formátu jsou automaticky interpretovány jako hodiny, zápis hodnoty 6 znamená tedy 6 hodin. Maximální hodnota je přirozeně 24 hodin.

TIP

Změnou detailu hodnotové linky či změnou počtu zobrazených sloupců, viz kapitola 2, sekce Přizpůsobení sestav/Šířka hodnot, Počet hodnot a Nastavení detailu, můžete snadno dosáhnout libovolného zobrazení časových údajů, takže pohyb v čase je pak velmi snadný, a to pomocí posuvníku pod pravou částí sestavy. Při zobrazování denního detailu se víkendy podbarvují slabou šedivou barvou.

Systém vám umožní zaznamenávat práci pouze ke dnům spadajícím do období výkazu práce. Správce pracovní skupiny může dále omezit počet pracovních dnů, za které budete moci práci vykazovat zpětně, viz sekce Frekvence výkazů práce v kapitole 15. Práci ke dnům, ke kterým budete mít omezený přístup, bude moci zapsat pouze schvalovatel vašeho výkazu práce, viz dále.

Pro snazší orientaci v hodnotové části okna výkazu práce je používáno následující barevné zvýrazňování jednotlivých sloupců:

  • světle růžové pro pracovní pracovní dny, ke kterým nebudete moci vykázat čas;
  • tmavě růžové pro nepracovní dny, ke kterým nebudete moci vykázat čas;
  • světle žluté pro dny, na které máte naplánovanou absenci;
  • světle hnědé pro dny, na které máte naplánovanou absenci, a ke kterým nebudete moci vykázat čas.

PIC

Obrázek 10.5: Omezení zpětného zápisu odpracovaného času

V řádku <Všechny> pak naleznete součet vykázaného času za všechny položky pro jednotlivé časové úseky.

Čas za jednotlivé dny, ke kterým budete moci práci zaznamenávat, lze dopisovat a upravovat také v okně s podrobnostmi položky výkazu práce.

Nejdůležitějším polem v okně je kolonka Práce. Tam zapisujete čas daného typu, jejž ke zvolenému úkolu chcete vykázat pro den, který jste zvolili v poli Aktivní den. Zadaný údaj se okamžitě objeví v tabulce Historie pole Práce pod nimi.


PIC

Obrázek 10.6: Záznam času pro vybrané dny

Hodnota pole Aktivní den není sama o sobě důležitá, slouží pouze k určení dne, pro který se má vykazovaný čas zobrazovat a zadávat v poli Práce.

Do pole Práce zadáváte vykazovaný čas pro aktivní den. V tabulce historie se pak zobrazují všechny hodnoty zadané v této položce. Vybráním některého řádku z historie se také změní aktivní den na den z vybraného řádku, čímž se rychleji dostanete k úpravě času pro některý již zadaný den.

Úprava zbývající pracnosti úkolů

U každé položky se v tabulkové části výkazu práce zobrazuje také plánovaná pracnost činnosti (sloupec Plánovaná práce). Sloupec Skutečná práce ukazuje k dané činnosti sumu vykázané práce ve všech výkazech práce.


PIC

Obrázek 10.7: Vyplněný výkaz práce

Rozdíl těchto dvou hodnot se u položek vytvořených pro úkoly počítá ve sloupci Mělo by zbývat. Odhad zbývající pracnosti úkolu ve sloupci Zbývající práce se při ručním zapsání času k úkolu automaticky nezmenší. Položky pro úkoly, u kterých byl ručně vykázán odpracovaný čas a u kterých by bylo vhodné následně upravit zbývající pracnost úkolu, mají červené podbarvení ve sloupci Mělo by zbývat. Podle skutečného postupu práce na úkolu můžete sami zkorigovat čas potřebný k dokončení úkolu.

Pro úpravu zbývající pracnosti úkolů, u nichž práce postupuje podle plánu a u kterých čas potřebný k dokončení odpovídá aktuální hodnotě ve sloupci Mělo by zbývat, můžete použít tlačítko Aktualizovat zbývající pracnost ve výkazu v nástrojové liště výkazu práce nebo možnost Záznam/Aktualizovat zbývající pracnost ve výkazu. Tato akce provede úpravu hodnot ve sloupci Zbývající práce vždy za všechny červeně zvýrazněné položky najednou.

Aktualizaci zbývající pracnosti úkolu můžete provést i jednotlivě u vybraných položek výkazu práce a to pomocí tlačítka Aktualizovat zbývající pracnost pro položku na nástrojové liště okna s podrobnostmi konkrétní položky výkazu práce.

Přehled položek výkazů práce pro jednotlivé činnosti

Pro jednu činnost může existovat více položek výkazů práce a hodnoty zadané v jednom záznamu jsou na ostatních záznamech nezávislé. Pokud budete např. na úkolu pracovat dva týdny a používáte týdenní vykazování nebo bude na úkolu pracovat více zdrojů najednou, bude v Instant Teamu pro tento úkol položek více, resp. položky k tomuto úkolu mohou být v různých výkazech práce.

Konsolidovaný pohled na položky výkazů práce k dané činnosti získáte v okně s podrobnostmi činnosti na záložce Výkazy práce. (Jestliže k činnosti nebyla dosud žádná práce vykazována, záložka se nezobrazuje.)


PIC

Obrázek 10.8: Položky výkazů práce pro úkol

Naleznete zde všechny položky výkazů práce k otevřené činnosti včetně vlastníka položky, celkového času, který byl v položce vykázán (sloupec Skutečná práce) a informací o jejich stavu. Prostřednictvím polí Vykázaný začátek a Vykázaný konec vidíte také začátek a konec období, ve kterém byla práce k úkolu vykazována.

Na záložce Výkazy práce v oknech projektů se budou kromě položek vztahujících se přímo k projektům zobrazovat také položky práce k úkolům a schůzkám daných projektů.

Vytváření položek výkazů práce pro jednotlivé činnosti

Položky výkazu práce lze vytvářet také přímo v kontextu jednotlivých činností. K tomu slouží akce Nová položka výkazu práce k úkolu..., Nová položka výkazu práce ke schůzce..., Nová položka výkazu práce k absenci..., případně Nová položka výkazu práce k projektu..., které můžete využít v oknech s podrobnostmi jednotlivých činností či nad vybranými záznamy v sestavách, kde se dané činnosti vyskytují. Pomocí těchto akcí otevřete okno nové položky výkazu práce (viz obrázek 10.6), do kterého můžete zapisovat čas již popsaným způsobem.

Pole Činnost je již vyplněno na činnost, kterou jste si předtím vybrali. Pole Výkaz práce je zde nastaveno na nejstarší otevřený výkaz práce výchozího zdroje právě přihlášeného uživatele. Toto nastavení nelze měnit a nově vytvořená položka výkazu práce pro vybranou činnost může být zařazena pouze do tohoto výkazu.

TIP

Nastavení výkazu práce na nejstarší otevřený výkaz práce umožňuje zaznamenávat odpracovaný čas zpětně, především na přelomech jednotlivých období. Pomocí akcí Nová položka výkazu práce k činnosti dle kontextu lze vytvářet položky výkazu práce do výkazu práce za již uplynulé období, a to do té doby, než bude tento výkaz odevzdán, resp. uzavřen. Po odevzdání výkazu práce za ukončené období se budou položky výkazu práce zapisovat do výkazu práce na aktuální období, a to opět do doby, než bude odevzdán. Předpokládá to však, že výkazy práce budou pravidelně odevzdávány, resp. že ve stavu Otevřený bude mít vlastník výkazů na přelomu období maximálně dva výkazy práce, a to výkaz za právě ukončené období a výkaz na právě začínající období.

Jak již bylo zmíněno výše, po vykázání odpracovaného času k úkolu můžete upravit čas potřebný k dokončení úkolu (hodnota pole Zbývající práce) pomocí tlačítka Aktualizovat zbývající pracnost pro položku v nástrojové liště okna s podrobnostmi položky výkazu práce. Obdobné tlačítko Aktualizovat zbývající pracnost naleznete také v nástrojové liště okna s podrobnostmi úkolu nebo v nástrojové liště u sestav, kde se úkoly vyskytují.

UPOZORNĚNÍ

Uživatelům, v jejichž pracovní skupině se vykazování práce nepoužívá, resp. v jejichž pracovní skupině není definována ani jedna frekvence výkazu práce, se akce Aktualizovat zbývající pracnost nenabízí.

Uzavírání výkazů práce

Výkazy práce jsou generovány na období, které je definováno vám přiřazenou frekvencí výkazů práce. Následující den po skončení aktuálního období vám bude automaticky vygenerován výkaz práce na nové období a zároveň budete v případě, že jste výkaz dosud neodevzdali, upozorněni na to, že máte uzavřít výkaz práce za právě ukončené období, resp. že ho máte odevzdat ke schválení.

Postup pro uzavírání výkazů práce výkazů se liší podle toho, zda má vlastník výkazu práce v nastavení zdroje určeného schvalovatele výkazů práce (viz kapitola 15, sekce Správa zdrojů).

Výkazy práce za zdroje, které nemají určené schvalovatele, mohou být po vytvoření položek výkazu práce odpovídajícím všem činnostem, na kterých v daném období pracovali, a zaznamenání odpracovaného času, uzavřeny přímou volbou Uzavřít výkaz práce u tlačítka pro změnu stavu v nástrojové liště okna výkazu práce, případně obdobnou volbou u nabídky Záznam/Změnit stav či u místní nabídky nad výkazem práce v sestavě. Touto volbou je výkaz přepnut do konečného stavu Uzavřený (červené zvýraznění) a není možné údaje v něm uvedené dále měnit.

Pokud by bylo třeba upravit údaje ve výkazu práce i po uzavření, může vlastník výkazu k vrácení stavu výkazu použít volbu Otevřít výkaz práce u tlačítka pro vrácení stavů výkazů, viz obrázek 10.10, nebo obdobnou volbu u nabídky Záznam/Vrátit stav.

Vlastníci výkazů, kteří mají určeného schvalovatele, musí ještě předtím, než bude moci být výkaz práce uzavřen, odevzdat tento výkaz ke schválení.

Pokud máte potřebu napsat vedoucímu, který schvaluje vaše výkazy práce, vysvětlení k některým svým záznamům, můžete tak učinit v poli Poznámka na podokně Více, případně můžete své poznámky zaznamenávat i na detailních oknech jednotlivých položek. Samotné odevzdání provedete výběrem volby Odevzdat výkaz práce.


PIC

Obrázek 10.9: Tlačítko pro změnu stavu výkazů práce

Po odevzdání se výkaz práce automaticky přepne do stavu Čeká na schválení (oranžové zvýraznění) a údaje v něm bude moci dále upravovat schvalovatel, viz dále.

Ve spodní části okna výkazu práce naleznete také několik polí pro rekapitulaci údajů. V polích Počáteční a Konečné datum jsou první a poslední den období, za které se má výkaz odevzdávat. Pole Vykázaný začátek a Vykázaný konec zaznamenávají data začátku a konce období, které bylo vykázáno pomocí jednotlivých položek výkazu. V poli Celková pracovní doba je suma pracovní doby, kterou měl zdroj, podle nastavení svého pracovního kalendáře, za dané období odpracovat. V poli Skutečná práce je suma práce vykázané v daném výkazu, přehledně zde tedy vidíte, jak měl daný zdroj pracovat a kolik skutečně odpracoval.

Upozornění na uzavírání výkazů práce

V případě, že výkaz práce nebude odevzdaný ke konci období, na které byl vygenerován, budete při prvním spuštění Instant Teamu po skončení tohoto období, upozorněni na to, že máte výkaz za právě skončené období uzavřít, nebo v případě, že máte určeného schvalovatele, odevzdat ke schválení.

Nejdříve budete informováni bublinou u ikonky Instant Teamu v hlavní systémové liště počítače, poté toto upozornění naleznete v přehledu všech automaticky zasílaných upozornění pod toutéž ikonkou. Pokud nebudete mít vypnuté zasílání e-mailových oznámení, budete upozorňováni také e-mailovými zprávami. Podrobnosti o podobě zasílaných upozornění a o e-mailových oznámeních naleznete v kapitole 2, sekce Upozornění na vybrané události a v kapitole 3, sekce Správa uživatelského účtu.

Schvalování výkazů práce

Výkazy práce schvalují pověření pracovníci – uživatelé, kteří jsou v databázi zdrojů pro daný zdroj uvedeni v poli Schvalují, viz kapitola 15, sekce Správa zdrojů (zpravidla vedoucí oddělení či přímí nadřízení zdroje).

Schvalovatelé jsou obdobným způsobem jako vlastníci výkazů práce upozorňováni na to, že odevzdané výkazy práce za právě ukončené období čekají na schválení. Jednotlivé výkazy si mohou snadno zobrazit kliknutím na řádek s vybraným upozorněním v přehledu všech upozornění v hlavní systémové liště počítače, (viz obrázek 2.53).

Výkazy čekající na schválení naleznou také v sestavě Moje výkazy práce, kde si mohou filtrovat výkazy práce za jednotlivé zdroje, a vidí zde i celkový čas v nich vykázaný (viz obrázek 10.1).

Ve výkazu práce (viz obr. 10.7) naleznou položky výkazů práce odpovídající činnostem, k nimž byl vykazován čas, případně ke všem činnostem přiřazeným vlastníkovi výkazu a spadajícím do časového období výkazu. Mají rovněž k dispozici hodnotovou linku s tabulkovým přehledem vykázané práce pro jednotlivé položky a rekapitulaci celkových údajů za výkaz.

Mohou také jednotlivé položky upravovat a zaznamenávat odpracovaný čas zpětně k libovolnému dni uplynulého období, ale pouze do okamžiku, než vedoucí projektu uzamkne projekt, k němuž byl čas vykazován, resp. do něhož patřily úkoly, pro které byl čas vykazován (viz kapitola 4 Projekty, sekce Životní cyklus projektu).

Výkazy práce mohou schvalovatelé schválit volbou Schválit výkaz práce, nebo je vrátit jejich vlastníkům volbou Odmítnout výkaz práce u tlačítka pro vracení stavu výkazu, případně obdobnou volbou u nabídky Záznam/Vrátit stav či v místní nabídce nad vybraným výkazem. V případě odmítnutí bude úkol vrácen zpět vlastníkovi ve stavu Otevřený, zároveň je vhodné napsat nějaké vysvětlení do pole Poznámka.


PIC

Obrázek 10.10: Tlačítko pro vracení stavů výkazů práce

Schválené výkazy práce se dostanou do konečného stavu Uzavřený, co je ale důležité, stávají se tak zamknutými a nemohou být měněny vlastníky ani schvalovateli.

Schvalovatelům se u uzavřených výkazů práce nabízí u tlačítka pro vracení stavu výkazu ještě volba Odschválit výkaz práce, která výkaz přepne zpět do stavu Čeká na schválení, v němž mohou údaje dále doplňovat. Mohou také již uzavřený výkaz volbou Odmítnout znovu otevřít a vrátit k doplnění vlastníkovi.

Přehled operací pro změnu stavů výkazů práce

Následující tabulky přehledně shrnují volby, kterými je možné měnit stavy výkazů práce. V první tabulce jsou znázorněny volby, které jsou dostupné, pokud vlastník výkazu práce nemá určeného schvalovatele.





OPERACE LZE POUžíT VE STAVU PřEPNE DO STAVU DOSTUPNá PRO UžIVATELE




Uzavřít výkaz práce otevřený (výchozí) uzavřený (konečný) vlastník výkazu práce




Otevřít výkaz práce uzavřený otevřený vlastník výkazu práce




Druhá tabulka znázorňuje možné posloupnosti voleb pro uzavírání výkazů práce, jestliže vlastník výkazu má určeného schvalovatele.





OPERACE LZE POUžíT VE STAVU PřEPNE DO STAVU DOSTUPNá PRO UžIVATELE




Odevzdat výkaz práce otevřený (výchozí) čeká na schválení vlastník výkazu práce




Schválit výkaz práce čeká na schválení, otevřený uzavřený (konečný) schvalovatel výkazu práce




Odmítnout výkaz práce čeká na schválení, uzavřený otevřený schvalovatel výkazu práce




Odschválit výkaz práce uzavřený čeká na schválení schvalovatel výkazu práce




Analýza položek výkazů práce

K analýze položek výkazů práce schvalovatelům i vedoucím projektů slouží sestava Vykázaná práce dle činností, kterou naleznou ve složce Portfolio projektů v navigačním panelu.

Položky výkazů práce jsou zde seskupeny podle činností a projektů, ke kterým jsou připojeny. Pomocí parametrů sestavy je možné je dále filtrovat podle typu položky, stavu výkazu práce či vlastníka položky.


PIC

Obrázek 10.11: Položky výkazů práce podle činností

Časové údaje v hodnotové lince jsou prezentovány formou sloupcového grafu. Zobrazené časové období slouží zároveň jako filtr nad zobrazenými záznamy.

Používání stopek

Kromě ručního zapisování lze odpracovaný čas k jednotlivým činnostem vykazovat také poloautomaticky za použití v systému zabudovaných stopek. Tato metoda je vhodná pro případy, kdy uživatel má při své práci na činnostech k dispozici počítač s Instant Teamem.

Stopky pomáhají měřit čas, který trávíte na jednotlivých pracovních činnostech, a vytvářet z naměřených údajů položky do vašeho výkazu práce, resp. do výkazu práce výchozího zdroje právě přihlášeného uživatele. Najdete je v pravé části stavového řádku ve spodní části oken se sestavami zobrazujícími činnosti a v oknech jednotlivých činností, případně v okně s podrobnostmi položky výkazu práce. Mají u sebe dvě ovládací tlačítka s ikonkami stopek: Přeskočit a Přičíst práci k činnosti dle kontextu, na okně položky výkazu práce pak tlačítko Přičíst práci.

TIP

Při posečkání myší nad tlačítky se podle zvoleného kontextu zobrazí názvy těchto tlačítek: Přeskočit, Přičíst práci k úkolu, Přičíst práci ke schůzce, Přičíst práci k absenci, případně Přičíst práci k projektu. V sestavách, ve kterých se zobrazuje více typů činností, například v sestavě Kalendář činností, bude tlačítko pro přičtení práce obsahovat podnabídky pro jednotlivé typy činností, tyto volby zobrazíte držením levého tlačítka myši u ikonky tlačítka.

PIC

Obrázek 10.12: Stopky

UPOZORNĚNÍ
Uživatelům, kteří nemají nastaven výchozí zdroj nebo jejichž výchozí zdroj nemá přiřazenou frekvenci výkazů práce a tedy nepoužívá funkcionalitu vykazování práce, se tlačítka se stopkami nezobrazují.

Než začnete pracovat na některé z činností, ke které budete chtít pomocí stopek vykázat čas, stiskněte tlačítko Přeskočit, (případně použijte nabídku Akce/Stopky/Přeskočit nebo klávesovou kombinaci <Shift+Ctrl+S>). Tím se stopky vynulují.

Stopky během vaší práce odměřují čas. Až práci skončíte, ať už proto, že jste ji dokončili, nebo proto, že jste ji přerušili a začali pracovat na něčem jiném, vyberte činnost, na které jste pracovali (buďto v některé sestavě, například Úkoly k udělání či Kalendář činností, nebo otevřete okno s touto činností), a stiskněte tlačítko Přičíst práci k úkolu, resp. Přičíst práci ke schůzce, Přičíst práci k absenci, případně Přičíst práci k projektu. Můžete také použít odpovídající volbu v nabídce Akce/Stopky/Upravit či klávesovou kombinaci <Shift+Ctrl+R>).

Dojde k automatickému vytvoření položky výkazu práce pro vybranou činnost a k zápisu v ten okamžik naměřeného času na stopkách. Zároveň se stopky zase vynulují. Vytvořený záznam je svou povahou stejný jako ty, které byste vytvářeli ručně. Uvidíte jej tedy ve výkazu práce na dané období, později můžete změnit jeho typ, doplnit k němu poznámku, dát jej schválit a podobně.

Pokud pokračujete okamžitě prací na některé další činnosti, pro kterou budete pomocí stopek vykazovat čas, nemusíte volit znovu akci Přeskočit. Stopky budou počítat čas dále a vy jen po ukončení práce na dalším úkolu použijete opět akci Přičíst práci k činnosti dle kontextu.

V případě, že byste pomocí stopek chtěli vykázat čas překračující přes půlnoc jednoho dne, resp. vykazovaný čas by se musel rozdělit pro více dnů, bude akce Přičíst práci k činnosti dle kontextu nedostupná a bude nutné použít okno pro podrobné vykazování času, viz dále.

Přičíst práci lze též k již existující položce výkazu práce. Existující položka musí být otevřená, případně nad ní můžete ve výkazu práce vyvolat místní nabídku. Tlačítko Přičíst práci pak nevytvoří novou položku, ale pouze přičte čas naměřený na stopkách do zvoleného záznamu.

K vytvoření nové položky výkazu práce nemusí dojít, ani když máte otevřenou nebo vybranou činnost. Systém vždy nejprve hledá, zda je již v aktuálním výkazu práce výchozího zdroje právě přihlášeného uživatele k dané činnosti připojena položka výkazu práce. Pokud najde právě jednu odpovídající položku, přičte práci k tomuto záznamu. Pokud nenajde ani jednu odpovídající položku, vytvoří novou. V případě, že najde takových položek více, bude akce Přičíst práci k činnosti dle kontextu nedostupná a budete muset nejdříve vybrat konkrétní položku, ke které se má čas vykázat. Akce je nedostupná i v případě, že byste chtěli vykázat čas ke dni spadajícímu do období již odevzdaného výkazu.

Vykazování pouze části času naměřeného na stopkách

Někdy se může stát, že zapomenete, nebo např. při absenci nebudete moci, včas použít akci Přičíst práci nebo Přeskočit. Abyste se v takovém případě nemuseli uchýlit k ručnímu vytváření záznamů, existuje v Instant Teamu ještě okno pro podrobné vykazování času pomocí stopek. Toto okno otevřete buďto stisknutím stopek, respektive volby Vykázat čas... na liště, nebo přes nabídku Akce/Stopky/Vykázat čas...


PIC

Obrázek 10.13: Podrobné vykazování času

V tomto okně vidíte, kdy byly stopky naposledy použity (pole Den výkazu a Poslední čas výkazu) a kolik času se na nich od té doby načetlo (pole Stopky).

Máte zde k dispozici pole Vykázat, ve kterém můžete zadat přesný čas, který chcete pro vybraný den přeskočit či vykázat. Po použití známých akcí Přeskočit, resp. Přičíst práci k činnosti dle kontextu se stopky nevynulují, ale pouze se na nich tento vámi zadaný čas odečte.

Nejvyšší hodnota, kterou je možné do pole Vykázat zadat, je 24 hodin, pomocí tlačítka Přeskočit tak nelze najednou přeskočit více než jeden den (na rozdíl od tlačítka Přeskočit na nástrojové liště, které stopky vynuluje najednou, ať byl poslední měřený čas jakkoliv daleko v minulosti). Jestliže od posledního použití stopek uběhlo více dnů, můžete opakovaným použitím tlačítka přeskakovat 24 hodin a vybrat tak den, ke kterému chcete práci zpětně vykázat.

Můžete si zde také vybrat, ke které konkrétní činnosti chcete vykázat čas (pole Záznam a k němu přidružené tlačítko Vybrat...).

Okno pro podrobné vykazování času existuje ve dvou variantách. Výše zobrazená varianta, nazvaná „Vykazovat čas pro úkoly“ se zobrazuje v kontextu jednotlivých činností, v tomto případě úkolu, ke kterému chcete práci přičíst. Druhá varianta, nazvaná „Vykazovat čas pro Položky výkazů práce“, umožňuje vykazovat čas přímo již k některé existující položce výkazu práce.

Automatická úprava odhadu pracnosti úkolů

Vykazování času pomocí stopek s sebou nese ještě několik automatických akcí, jednou z nich je úprava odhadu pracnosti úkolu, ke kterému čas vykazujete. Systém totiž automaticky zmenší odhad zbývající pracnosti úkolu o ten čas, který vykážete. Takže když byl odhad pracnosti úkolu 1d7h (patnáct hodin) a vy pomocí stopek vykážete k tomuto úkolu 2:30 (dvě a půl hodiny), upraví se odhad pracnosti na 1d4h30m (dvanáct a půl hodiny).

Při předpokladu, že na úkolu pracujete stejným tempem, jak bylo původně odhadováno, tato automatická úprava znamená, že hodnota v poli Hotovo z bude věrně sledovat procento dokončení úkolu a pole Zbývající práce vám bude přesně ukazovat, kolik práce ještě na úkolu strávíte. Pokud vaše tempo nebude odpovídat původně odhadovanému, bude vám pole Zbývající práce tímto způsobem signalizovat, kolik času vám bylo přiděleno na dokončení. Pro správnou hodnotu v poli Hotovo z byste ale měli jednou za čas zbývající odhad pracnosti sami přehodnotit a zkorigovat.

POZNÁMKA

Vykazování času k úkolům, které nejsou vaše Pokud vykazujete čas pomocí stopek k úkolu, jehož nejste vlastníkem a zároveň nejste ani vedoucím projektu, tak k úpravě odhadu pracnosti nedochází, protože nemáte právo tento úkol měnit.

Poslední přes stopky vykázaný čas se automaticky zapisuje také do pole Plánovat Od a je používán při automatickém plánování s vytěžováním zdrojů.