📞 271 721 255

Uživatelská příručka
I  Projektové řízení

Kapitola 12 - Schůzky

V této kapitole:

Tato kapitola popisuje způsob, jak získat přehled o dalších časových aktivitách – pracovních schůzkách. Dozvíte se zde, jak mohou vedoucí i členové projektových týmů schůzky zakládat a jak mohou ostatním účastníkům schůzek zasílat pozvánky, jak je možné informace týkající se schůzek sdílet se všemi členy projektového týmu či jak synchronizovat schůzky vytvořené v Instant Teamu s jinými, běžně používanými kalendářovými aplikacemi a službami.

Vytvoření nové schůzky

Pro vytvoření nové schůzky nejdříve přejděte do sestavy Kalendář činností, ve které se budou vytvořené schůzky ukládat a kterou naleznete ve složce Moje práce v navigačním panelu. Dvojitým kliknutím myší nad vybraným dnem v kalendáři a následnou volbou Nová schůzka pro den... či obdobnou volbou u tlačítka Nový v nástrojové liště otevřete editační okno, kam je možno zapisovat údaje o nové schůzce.

Okno pro zadání nové schůzky můžete vyvolat také pomocí nabídky Záznam/Nový/Nová schůzka k projektu v okně s podrobnostmi projektu nebo nad označeným projektem v sestavách, kde se projekty vyskytují.


PIC

Obrázek 12.1: Schůzka

Do pole Název napište výstižný název schůzky.

V poli Organizátor se standardně objeví uživatel, který je autorem schůzky.

Uživatele, resp. zdroje, které se mají plánované schůzky zúčastnit, je možné uvádět do polí Povinní účastníci, Nepovinní účastníci a Rezervace. Uvedení účastníků do některého z těchto polí ovlivní to, zda je bude systém v okamžiku vytvoření schůzky považovat za účastnící se či neúčastnící se dané schůzky, tj. zda se schůzka automaticky zobrazí v jejich kalendáři činností, v případě, že jako účastník schůzky bude vybrán zdroj, pak také to, zda při automatickém plánování s vytěžováním zdrojů bude pro schůzku rezervována kapacita vybraného zdroje.

POZNÁMKA

Priorita schůzek V nastavení pracovní skupiny (viz kapitola 15, sekce Konfigurace plánování) je možné určit, jakým způsobem budou schůzky započítávány do vytěžování zdrojů. Tedy zda budou mít při automatickém plánování úkolů s vytěžováním zdrojů přednost schůzky, resp. zda budou zdroje nejdříve vytěžovány schůzkami a teprve do volné kapacity zdrojů nevyužité pro schůzky budou plánovány úkoly přiřazené daným zdrojům. Ve výchozím nastavení mají schůzky při automatickém plánování přednost před úkoly ze všech projektů.

Do pole Rezervace vyberte takové účastníky, kteří nemusí být o schůzce speciálně informováni (pro účastníky uvedené v tomto poli se negenerují pozvánky), a u kterých zároveň předpokládáte, že se schůzky účastní (jsou automaticky považováni za účastnící se). Můžete zde uvádět spoluorganizátory schůzky, nebo např. speciálně vytvořený zdroj představující místnost, ve které se schůzky konají. Kalendář činností tohoto zdroje vám pak může usnadnit udržování přehledu o obsazenosti místnosti.

Do pole Povinní účastníci vyberte ty, jejichž účast na schůzce považujete za žádoucí (jsou automaticky považování za účastnící se schůzky, schůzka se jim zobrazí v kalendáři a je pro ni rezervována kapacita zdroje při automatickém plánování). Pokud použijete možnost zasílání pozvánek, obdrží pozvánku a budou se moci vyjádřit ke své účasti či neúčasti, viz dále.

Do pole Nepovinní účastníci vyberte ty, jejichž účast na schůzce nepovažujete za nutnou (do potvrzení účasti na pozvánce jsou systémem považováni za neúčastnící se schůzky, schůzka se jim nezobrazuje v kalendáři a není pro ni rezervována kapacita zdroje při automatickém plánování).

Tlačítky Přidat... vedle těchto polí otevřete seznam uživatelů či zdrojů, ze kterého můžete účastníky schůzky vybírat. Pomocí tlačítka Odebrat pak lze vybrané účastníky odebrat.


PIC

Obrázek 12.2: Výběr účastníků schůzky

Do editačních polí Místo a Poznámka lze stručně napsat další charakteristiky schůzky, např. upřesnit místo konání schůzky. Jestliže budete používat funkcionalitu Řízení vztahů se zákazníky, do pole Místo se automaticky propíše adresa společnosti, ke které se váže projekt, do kterého je schůzka zařazena.

V poli Příloha může autor schůzky, případně vedoucí projektu přiložit ke schůzce libovolné soubory do velikosti 5 MB. Přehled příloh a práce s nimi jsou popsány v kapitole 13 Dokumenty a přílohy.

Ve spodní části okna vyplníte časové údaje o plánované schůzce v polích Začátek a Doba trvání, jako výchozí doba trvání schůzky je nastavena jedna hodina.

Podle způsobu vytvoření schůzky buď bude pole Patří do již předvyplněno na projekt, v jehož kontextu schůzka vznikla, nebo můžete z možností rozbalovacího seznamu tohoto pole vybrat konkrétní projekt a schůzku přiřadit k němu.

UPOZORNĚNÍ

V sestavách Kalendář činností a Export schůzek (viz dále) se zobrazují pouze schůzky přiřazené k aktivním projektům. Schůzky z konceptů projektů se nezobrazují, ani pro ně nejsou generována upozornění. Podrobnosti o stavu projektu naleznete v kapitole 4, sekce Životní cyklus projektu.

Opakovaná schůzka

Kromě jednorázových schůzek mohou vedoucí projektů pro konkrétní projekty zadávat i schůzky opakované. Nejdříve si otevřete okno s podrobnostmi projektu a poté zvolte nabídku Záznam/Nový/Nová opakovaná schůzka k projektu... (můžete také použít obdobnou volbu v místní nabídce nad řádkem s vybraným projektem v sestavě, kde se zobrazují projekty). V editačním okně, které se otevře, uveďte na záložce Zadání potřebné základní údaje jako u běžné schůzky.

Na záložce Opakování se definuje předpis pro opakování schůzky (s jakou frekvencí, od kdy a do kdy se má schůzka opakovat), který je popsán v kapitole 5, sekce Opakované úkoly.


PIC

Obrázek 12.3: Příklad předpisu opakování schůzky

Pozvánky na schůzky

Povinné a nepovinné účastníky schůzky může organizátor o vytvoření nové schůzky informovat pozvánkami.

K vytvoření pozvánky slouží akce Pozvat účastníky schůzky, kterou naleznete v nabídce tlačítka pro změnu stavu v nástrojové liště okna schůzky (tlačítko s ikonkou zelené fajfky). Použitím tlačítka dojde k vygenerování pozvánek pro všechny uvedené povinné i nepovinné účastníky schůzky, kteří následně pozvánky naleznou v přehledu upozornění u ikonky Instant Teamu v systémové liště počítače, případně i ve své e-mailové poště (viz dále).

Zároveň dojde k přepnutí schůzky ze stavu Otevřená (výchozí hodnota) do stavu S pozvánkami. Hodnota stavu schůzky se zobrazuje v levé části stavového řádku okna s podrobnostmi schůzky, podle této hodnoty je barevně zvýrazněn celý stavový řádek.

Po odeslání pozvánek již nebude možné měnit údaje o schůzce. Pokud budete potřebovat tyto údaje upravit, je třeba schůzku přepnout zpět do stavu Otevřená tlačítkem Znovu otevřít schůzku v nástrojové liště a po úpravě údajů znovu odeslat pozvánky. Znovuotevřením schůzky totiž dojde ke zrušení již vygenerovaných pozvánek, viz dále v sekci Dokončení schůzky (v této sekci naleznete ucelený přehled stavů, kterých může schůzka nabývat a operací pro změnu stavů schůzky).

V okně schůzky se bude nově zobrazovat záložka Pozvánky, na které naleznete přehled vygenerovaných pozvánek a dozvíte se, zda se pozvaní účastníci schůzky účastní (sloupec Stav pozvánky), jak svou účast či neúčast zdůvodňují (sloupec Poznámka) a kdy na pozvánku reagovali (sloupec Změněn), viz obrázek 12.6 níže.

V případě opakované schůzky je třeba pozvat účastníky na každý jednotlivý výskyt opakované schůzky.

Odpověď na pozvánku na schůzku

Účastníci schůzky pozvánku na schůzku obdrží formou upozornění u ikonky Instant Teamu v systémové liště počítače, případně, pokud budou mít zapnuté zasílání upozornění e-mailem, i formou e-mailové zprávy (podrobnosti v kapitole 3, sekce Správa uživatelského účtu a v kapitole 2, sekce Upozornění na vybrané události).

Kliknutím na pozvánku otevřete okno, ve kterém vidíte informace o tom, kdy a kde se schůzka koná. V poli Poznámka můžete zdůvodnit své rozhodnutí ohledně účasti na schůzce, tlačítky Odmítnout účast na schůzce či Potvrdit účast na schůzce v nástrojové liště okna pozvánky pak svou účast potvrdíte či odmítnete.

Nepovinní účastníci budou po potvrzení účasti považováni za účastnící se, schůzka se jim začně zobrazovat v kalendáři činností a bude pro ni rezervována kapacita daného zdroje při automatickém plánování.

Povinní účastníci, kteří jsou automaticky považováni za účastnící se schůzky, budou odmítnutím schůzky považování za neúčastnící se, schůzka se v jejich kalendáři přestane zobrazovat a nebude započítávána do vytěžování daného zdroje.


PIC

Obrázek 12.4: Pozvánka na schůzku

Při otevření pozvánky je hodnota v poli Stav pozvánky nastavena na hodnotu Nová (výchozí hodnota, oranžové zvýraznění stavového řádku okna pozvánky a sloupce Stav pozvánky v přehledu pozvánek na schůzku), použítím výše zmíněných tlačítek přepnete pozvánku do stavu Odmítnutá (červené zvýraznění) či Potvrzená (zelené zvýraznění).

Potvrzením či odmítnutím účasti pozvánka na schůzku zmizí z přehledu upozornění.

Zobrazení naplánovaných schůzek

Naplánované schůzky se organizátorovi schůzky, povinným účastníkům a účastníkům uvedeným v poli Rezervovat automaticky zobrazují v kalendáři činností.

Nepovinným účastníkům se schůzky v kalendáři činností zobrazí až po potvrzení účasti na pozvánce.

Kalendář činností zobrazuje kromě schůzek i úkoly a absence, jeho podrobný popis naleznete v kapitole 6, sekce Sestava Kalendář činností.

U názvu schůzky se za označením <@> zobrazuje místo konání schůzky, v závorce pak vidíte seznam všech účastnících se schůzky.


PIC

Obrázek 12.5: Zobrazení schůzek v kalendáři činností

Volbou parametrů Patří do a Vlastník lze omezit výběr zobrazovaných schůzek. Ve výchozím nastavení se zobrazují schůzky za všechny projekty, ve kterých je přihlášený uživatel uveden jako organizátor či účastník schůzky.

Dvojitým kliknutím na vybranou schůzku nebo volbou Podrobnosti... v místní nabídce můžete otevřít okno s podrobnostmi schůzky, kde vidíte všechny důležité informace o plánované schůzce. Pokud byly ke schůzce zasílány pozvánky, zobrazuje se na okně schůzky záložka Pozvánky, na které naleznete informace o účasti ostatních povinných a nepovinných účastníků schůzky. Můžete zde také změnit své vyjádření k účasti či neúčasti na schůzce, v nabídkách u tlačítek pro změnu stavů v nástrojové liště okna s touto záložkou budete mít dostupné volby pro odmítnutí či potvrzení své pozvánky.


PIC

Obrázek 12.6: Přehled pozvánek na schůzku

Organizátoři schůzky či vedoucí projektů, do kterých schůzky patří, mají tyto volby dostupné v kontextu všech zobrazených pozvánek, v případě potřeby tak mohou na záložce Pozvánky potvrzovat či odmítat účast na schůzkách za jednotlivé účastníky schůzky.


PIC

Obrázek 12.7: Tlačítka pro potvrzení účasti na schůzce

Přehled o všech pracovních schůzkách, které byly naplánovány v kontextu konkrétního projektu, mohou členové daného projektového týmu získat také na záložce Aktivity v okně s podrobnostmi projektu. Tato záložka se zobrazuje pouze tehdy, pokud nějaké schůzky přiřazené k projektu existují.


PIC

Obrázek 12.8: Záložka aktivity v okně projektu

Upozornění na nadcházející schůzky

Instant Team také umožňuje upozorňovat účastníky schůzek na blížící se začátky naplánovaných pracovních schůzek.

O blížícím se začátku pracovní schůzky mohou být účastníci schůzky informováni upozorněními v systémové liště počítače, případně také e-mailovými zprávami (viz kapitola 3, sekce Správa uživatelského účtu, kapitola 2, sekce Upozornění na vybrané události).

Pravidla pro zasílání těchto upozornění si mohou jednotliví uživatelé individuálně upravovat, podrobnosti v kapitole 3, sekce Správa uživatelského účtu. Pokud si je nenastaví, budou upozorňování podle konfigurace upozornění v pracovní skupině.

Upozornění na blížící se začátek schůzky z přehledu všech upozornění u ikonky Instant Teamu zmizí po dokončení schůzky, resp. po přepnutí schůzky do stavu Dokončená, viz dále.

Dokončení schůzky

Po uskutečnění schůzky organizátor schůzku uzavře tlačítkem Dokončit schůzku. Schůzka bude přepnuta do stavu Dokončená (zelené zvýraznění) a pokud měli účastníci schůzky nastaveno upozornění na nadcházející schůzku, upozornění na tuto schůzku zmizí z jejich přehledu upozornění.

V případě, že se naplánovaná schůzka nebude konat, může ji organizátor přepnout tlačítkem Zrušit schůzku do stavu Zrušená (červené zvýraznění). Zároveň se zruší (přepnou do stavu Zrušená) i všechny vygenerované pozvánky k této schůzce. Pokud účastníci schůzky obdrželi pozvánky a dosud je nepotrdili, zmizí pozvánky na tuto schůzku z jejich přehledu upozornění. Volbou „je Ano“ u parametru Zrušená? na záložce Pozvánky v oknech jednotlivých schůzek si pak můžete zobrazit původně vygenerované pozvánky k těmto schůzkám.

Na záložce Aktivity zobrazující schůzky naplánované v kontextu vybraného projektu (viz obrázek 12.8 výše) jsou dokončené či zrušené schůzky graficky odlišovány ikonkou se zelenou fajfkou.

Přehled operací pro změnu stavu schůzek

Následující tabulka přehledně zobrazuje operace pro změnu stavu schůzek, stavy, kterých mohou schůzky nabývat a objasní, co se kdy děje s pozvánkami na schůzky.





OPERACE LZE POUžíT VE STAVU PřEPNE DO STAVU POZVáNKY




Pozvat účastníky schůzky Otevřená (výchozí) S pozvánkami vygenerují se (stav Nová)




Znovu otevřít schůzku S pozvánkami, Dokončená, Zrušená Otevřená pokud byly vygenerovány, přepnou se do stavu Zrušená




Zrušit schůzku Otevřená, S poznámkami, Dokončená Zrušená pokud byly vygenerovány, přepnou se do stavu Zrušená




Dokončit schůzku Dokončená Otevřená, S poznámkami, Zrušená vygenerované pozvánky ve stavu Nová se pro povinné účastníky přepnou do stavu Potvrzená, pro nepovinné účastníky do stavu Odmítnutá




Synchronizace schůzek s kalendáři jiných aplikací

Pomocí předdefinovaného webového exportního předpisu ve formátu iCalendar mohou všichni uživatelé své pracovní schůzky naplánované v Instant Teamu synchronizovat s kalendáři v jiných běžně používaných aplikacích a službách, např. MS Outlook, Kalendář Google, iCal a podobně. Přes ně je pak možné přenést tyto údaje do dalších zařízení, např. tabletu či mobilního telefonu. Můžete tak mít přehled o svých pracovních aktivitách i bez přístupu k internetu, resp. k Instant Teamu.

Pro zahájení exportu zvolte nabídku Záznam/Exportovat/Zpřístupnit sestavu Export schůzek přes web ve formátu iCalendar (ICS-A). Otevře se dialogové okno, které vás bude informovat o dostupnosti a zabezpečení výstupu webového exportu a do schránky ve vašem počítači se uloží url adresa, na které bude výsledek exportu k dispozici.


PIC

Obrázek 12.9: Zobrazení informací o webovém exportu

Dle zvyklostí vámi používané aplikace či služby jí zkopírujete do svého běžného kalendáře, tím bude umožněn odběr dat z Instant Teamu i jejich pravidelná aktualizace.

Synchronizace událostí naplánovaných v Instant Teamu s jinými kalendáři, resp. postup, jak se přihlásit k oběru událostí Instant Teamu v nejpoužívanějších kalendářových aplikací MS Outlook 2010, Kalendář Google a iCal, je stručně popsán níže. Jednotlivé nabídky a postupy se mohou mírně lišit v závislosti na aktuální verzi dané aplikace, resp. služby.

Pokud již nebudete chtít své schůzky synchronizovat, můžete export ukončit přes nabídku Záznam/Exportovat/Zrušit přístup k sestavě Export schůzek přes web ve formátu iCalendar (ICS-A).

Synchronizace událostí Instant Teamu s Kalendářem Google

Pro snadnější přístup provádějte přihlášení k odběru kalendáře na počítači, přihlaste se ke svému účtu Google a v nabídce GoogleApps otevřete Kalendář. Klikněte na šipku vedle nabídky Jiné kalendáře a vyberte možnost Přidat pomocí adresy URL. Do dialogového okna zkopírujte (pomocí kláves Ctrl+V) webovou adresu kalendáře Instant Teamu, která se při exportu uložila do schránky ve vašem počítači a potvrďte Přidat kalendář. Odebíraný kalendář se bude zobrazovat pod nabídkou Jiné kalendáře. Služba Google sama určuje, jak často se bude Kalendář Google synchronizovat s výchozím kalendářem Instant Teamu.


PIC

Obrázek 12.10: Přidání nového kalendáře ke Kalendáři Google

Přístup k tomuto kalendáři budete mít poté ze všech zařízení, ve kterých bude nainstalována aplikace Kalendář Google nebo z libovolného zařízení s přístupem k internetu, pokud se přihlásíte do služby Google pomocí svého účtu.

Synchronizace událostí Instant Teamu s kalendářem iCal (verze 8.0)

Pokud používáte kalendář iCal na počítači macOS, otevřete kalendář iCal z Docku nebo ze složky Aplikace. Na hlavní liště zvolte možnost Soubor/Nový odběr kalendáře. Do dialogového okna zkopírujte (pomoci kláves Cmd+V) webovou adresu kalendáře Instant Teamu, která se při exportu uložila do schránky ve vašem počítači a zvolte Odebírat. Otevře se okno, kde můžete zvolit podrobnosti nastavení kalendáře, včetně frekvence aktualizace. Odebíraný kalendář naleznete v rozbalovací nabídce Kalendáře pod možností Jiné.

Pokud máte účet iCloud, můžete v okně s podrobnostmi kalendáře také zvolit, zda se má odebíraný kalendář zobrazovat pouze na počítači nebo na účtu iCloud. Pomocí tohoto účtu se bude kalendář synchronizovat s dalšími zařízeními, např. iPhone či iPad.


PIC

Obrázek 12.11: Odběr nového kalendáře v kalendáři iCal na macOS

Kalendář Instant Teamu lze exportovat i přímo do zařízení iOS. Pro přihlášení k odběru kalendáře na iPhone vyberte Nastavení>Pošta, kontakty, kalendáře a klepněte na Přidat účet/Ostatní/Přidat odebíraný kalendář. Je třeba znát url adresu kalendáře, která se při exportu zkopírovala do schránky vašeho počítače, doporučujeme uložit ji ihned po exportu.

Synchronizace událostí Instant Teamu s kalendářem MS Outlook 2010

Ve složce Kalendář klikněte na kartě Domů ve skupině Spravovat Kalendáře na možnost Otevřít kalendář. Z nabídky zvolte možnost Z Internetu... a do dialogového okna zkopírujte (pomocí kláves Ctrl+V) webovou adresu kalendáře Instant Teamu, která se při exportu uložila do schránky ve vašem počítači. Potvrďte kliknutím na tlačítko OK. Odebíraný kalendář se bude zobrazovat ve skupině Jiné kalendáře.


PIC

Obrázek 12.12: Odběr nového kalendáře v aplikaci MS Outlook 2010

Výběr exportovaných údajů

Základní údaje o jednotlivých schůzkách, které jsou připravené k exportu, se zobrazují v tabulce nazvané Export schůzek. Tuto tabulku naleznete v okně svého uživatelského účtu pod tlačítkem Předdefinované exporty ve formátu iCalendar... (nabídka Nástroje/Účet, viz obrázek 3.7).

Kromě sestavy zobrazující údaje o schůzkách zde na dalších záložkách naleznete také tabulky s údaji ostatních činností, které lze synchronizovat - Export úkolů a Export absencí.


PIC

Obrázek 12.13: Výběr exportovaných schůzek

V nástrojových lištách tabulek lze upřesnit výběr exportovaných činností pomocí parametrů Patří do, Vlastník a Začátek. Tyto parametry lze v průběhu odebírání kalendáře Instant Teamu měnit, exportovat se budou vždy pouze činnosti aktuálně zobrazené v těchto tabulkových sestavách.

V licenční úrovni Professional je možné tabulkové sestavy předdefinovaných exportů upravovat. Správce pracovní skupiny může své úpravy nasdílet ostatním členům pracovní skupiny a určit tak, jaké úkoly, schůzky či absence, resp. jaké údaje k těmto činnostem, se mohou synchronizovat (popis pro úpravu sestav před exportem naleznete v kapitole 35, sekce Průvodce exportem, postup pro sdílení úprav v kapitole 31, sekce Zveřejňování přizpůsobení sestav).

Nastavení webového exportu správcem pracovní skupiny

Aktivaci i deaktivaci předdefinovaných webových exportů ve formátu iCalendar může za vybrané uživatele provádět také správce pracovní skupiny.

Na záložce Exporty v okně pro přizpůsobení pracovní skupiny (nabídka Úpravy/Přizpůsobit, viz obrázek 38.19) nalezne přehled všech definovaných exportů a tlačítkem Změnit vedle označeného předdefinovaného webového exportu otevře okno s detaily exportu. V tomto okně vidí seznam uživatelů, kteří mají daný webový export aktivní.


PIC

Obrázek 12.14: Okno s detaily předdefinovaného exportního předpisu

Přesunem vybraného uživatele mezi tabulkami Aktivní a Neaktivní pak může snadno daný webový export pro konkrétního uživatele zpřístupnit či ukončit.