📞 271 721 255

Uživatelská příručka
I  Projektové řízení

Kapitola 14 - Náklady

V této kapitole:

Předchozí kapitoly se zabývaly především časovým plánováním projektů. Instant Team však umožňuje také finanční plánování projektů a sledování shody finančního plánu a skutečných nákladů.

Plánování a sledování nákladů v Instant Teamu je založeno na evidenci plánované a skutečné pracnosti úkolů v hodinách a zadání nákladové (hodinové) sazby a výše materiálových nákladů pro jednotlivé úkoly.

Náklady na úkoly

Ty se zobrazují v sestavě Náklady na záložce Harmonogram v oknech jednotlivých projektů, viz obrázek 14.2 níže. Důležitým údajem pro výpočet nákladů je hodnota pole Nákladová sazba (hodinová) u jednotlivých úkolů. Tyto hodnoty lze zadávat a upravovat pomocí vstupních polí ve sloupci Nákladová sazba přímo v sestavě.

Pokud byl projekt vytvořen ze šablony (viz kapitola 7) a v šabloně úkolu je uvedena výše nákladové sazby, bude automaticky do tohoto pole propsána hodnota uvedená v šabloně.

Nákladovou sazbu úkolu je možné stanovit také na záložce Náklady v okně úkolu (viz obrázek 14.1 a poznámka Zobrazování záložky Náklady v oknech úkolů níže).

V případě, že není k dispozici nákladová sazba úkolu, a v databázi Zdroje jste vyplnili hodinové sazby jednotlivých zdrojů (viz kapitola 15, sekce Správa zdrojů), a úkoly přiřadili zdrojům, systém automaticky ve výpočtech místo nákladové sazby úkolu použije hodinovou sazbu zdroje, jemuž je úkol přiřazen. Práce s finančním plánováním se tím dá značně zjednodušit.

TIP

Pokud budete používat hodinové sazby zdrojů, doporučujeme je vyplnit před tím, než začnete vytvářet strukturu projektu. V opačném případě budete muset hodinové sazby „antidatovat“ před datum vytvoření prvního projektového úkolu.

Náklady na materiál

V aplikaci Instant Team lze také specifikovat výši materiálových nákladů, které plánujete celkově vydat ke dni předpokládaného respektive skutečného dokončení úkolu a porovnávat jí se skutečnými náklady na materiál, případně sledovat průběh čerpání nákladů. Plánovanou výši nákladů na materiál můžete k jednotlivým úkolům zadávat přímo v sestavě Náklady ve sloupci Materiálové náklady – plánované, případně ve stejnojmenném poli na záložce Náklady v okně s podrobnostmi úkolu.

POZNÁMKA

Zobrazování záložky Náklady v oknech úkolů Záložka Náklady se v okně úkolu ve výchozím nastavení aplikace zobrazuje až tehdy, jsou-li k úkolu evidovány nenulové náklady, tedy úkol má zadánu pracnost a zároveň je zadána hodinová sazba zdroje, jemuž je úkol přiřazen, nebo byla v sestavě Náklady zadána nákladová sazba úkolu či plánované materiálové náklady. V rámci pracovní skupiny je možné nastavit, že se záložka bude v oknech úkolů zobrazovat vždy, podrobnosti v kapitole 15, sekce Konfigurace plánování.

Na záložce Náklady se zároveň nacházejí dvě další pole, Materiálové náklady – skutečné a Materiálové náklady – zbývající, umožňující sledovat stav čerpání materiálových nákladů. V průběhu plnění úkolu je do nich v závislosti na plánovaných materiálových nákladech a dokončenosti úkolu v procentech (pole Hotovo z) systémem automaticky doplňována výše skutečně vynaložených a zbývajících nákladů na materiál.

Výši materiálových nákladů však můžete upravovat podle reálného průběhu čerpání, který nemusí odpovídat dokončenosti úkolu nebo se odchýlil od celkových původně plánovaných nákladů. Do pole Materiálové náklady – skutečné lze kdykoliv zadat reálně vynaložené náklady a do pole Materiálové náklady – zbývající očekávané zbývající náklady na materiál. Systém poté dále počítá s těmito hodnotami, což umožní přesnější finanční analýzu celého projektu.


PIC

Obrázek 14.1: Možnost úpravy materiálových nákladů podle skutečného průběhu čerpání

TIP
Při ručním zadávání hodnot do těchto polí se nepřepočítává hodnota ostatních polí na záložce Náklady. Pokud budete např. při vyšších jednorázových nákladech za materiál navyšovat hodnotu v poli Materiálové náklady – skutečné, ale celková výše nákladů na daný úkol se měnit nebude, bude třeba zároveň upravit (zmenšit) i hodnotu v poli Materiálové náklady – zbývající.

Analýza finančních nákladů

V sestavě Náklady lze nejen zadat a měnit nákladové sazby a materiálové náklady úkolů, ale také analyzovat finanční náklady na projekty.


PIC

Obrázek 14.2: Náklady

Ve sloupci Plánované náklady jsou součty plánovaných hodinových a materiálových nákladů na jednotlivé úkoly, resp. za projekt. Hodinové náklady úkolů jsou vypočítávané podle prvotních odhadů pracnosti úkolů (pole Plánovaná práce) a nákladové sazby úkolů, případně hodinové sazby zdrojů, jimž jsou úkoly přiřazeny.

Ve sloupci Skutečné náklady jsou součty dosavadních skutečně vynaložených, hodinových i materiálových, nákladů na projekt. Výpočet je pro hodinové náklady založen na práci evidované za projektové úkoly v položkách výkazů práce a nákladové sazbě úkolů, případně hodinové sazbě zdrojů. Pro materiálové náklady je automatický výpočet založen na procentech dokončenosti úkolu a celkové plánované výši těchto nákladů. Po případné úpravě nákladů na materiál, jak je popsáno výše, je nadále počítáno s ručně vloženými údaji.

Ve sloupci Zbývající náklady jsou součty hodinových a materiálových nákladů, které ještě plánujete vydat na dokončení projektu. Výpočet je pro hodinové náklady založen na aktuálním odhadu zbývající pracnosti úkolů (pole Zbývající práce) a nákladové sazbě těchto úkolů, případně hodinové sazbě zdrojů. Princip pro výpočet zbývajících nákladů na materiál je obdobný jako pro náklady skutečné.

Poslední sloupec, Kombinované náklady, je pak prostým součtem skutečných a zbývajících nákladů. Porovnáním plánovaných a kombinovaných nákladů zjistíte, jak si projekt v současnosti vede z hlediska financí.

POZNÁMKA

Úprava formátu zobrazovaných částek Formát čísel vyjadřujících výši nákladů se ve výchozím nastavení automaticky zkrátí, pokud pro něj není dostatek prostoru v příslušném sloupci tabulky. Číselná hodnota se při nedostatku místa zaokrouhlí a zapíše ve zkráceném tvaru, např. částka 70 250 bude zapsána jako 70K (K jako standardní označení kilo vyjadřující tisícinásobek zobrazené hodnoty), částky zaokrouhlované na miliony se budou zobrazovat s označením M.

Každý uživatel si může pro jednotlivé sloupce sestavy, které zobrazují číselné hodnoty, individuálně nastavit formát zobrazování těchto hodnot, viz kapitola 2, sekce Přizpůsobení sestav/Formát zobrazování hodnot vybraných polí.

Cash-flow

V pravé části sestavy je pak zobrazen časový průběh skutečně vynaložených i plánovaných (hodinových) nákladů. Jde o součet zbývajících a skutečných nákladů umístěných na časovou osu podle dnů, ke kterým byla vykázána práce na úkolech (pro skutečné náklady), respektive podle plánovaného započetí a skončení úkolů (pro zbývající náklady). Ke dni plánovaného zakončení úkolu jsou ke zbývajícím nákladům jednorázově započteny také náklady na materiál.

Náklady na projekty

Pokud nepotřebujete rozpad nákladů na jednotlivé úkoly, můžete si zobrazit součty za jednotlivé projekty také ve složce Portfolio projektů a to v sestavě příznačně nazvané Náklady.

Cash-flow se v této sestavě nezobrazuje formou tabulky, ale formou sloupcového grafu vždy pouze pro vybraný projekt nebo projekty.