Uživatelská příručka
I  Projektové řízení

V této kapitole:

Předchozí kapitoly se zabývaly především časovým plánováním projektů. Instant Team však umožňuje také finanční plánování projektů a sledování shody finančního plánu a skutečných nákladů.

U jednotlivých úkolů projektů můžete plánovat a sledovat dva typy nákladů – náklady variabilní a náklady paušální. Variabilní náklady jsou založeny na evidenci plánované a skutečné pracnosti úkolů v hodinách a na nákladové (hodinové) sazbě úkolů, jejich výše tak závisí na množství práce na úkolu. Paušální náklady jsou založeny na zadání konkrétní částky, kterou plánujete vydat na dokončení úkolu. Výše paušálních nákladů se nemění v závislosti na množství práce na úkolu, je ale samozřejmě možné ji podle skutečného čerpání nákladů v průběhu projektu upravovat.

Finanční plány projektů, resp. sestavy nákladů a cash-flow jsou dostupné pouze pro uživatele s rolí Finančník.

Náklady na úkoly

Ty se zobrazují na záložce Náklady na stránce Finance v oknech jednotlivých projektů, viz obrázek 16.2 níže.

Důležitým údajem pro výpočet variabilních nákladů jednotlivých úkolů je hodnota pole Nákladová sazba vyjadřující náklady na daný úkol odpovídající jedné hodině práce. Tyto hodnoty lze zadávat a upravovat pomocí vstupních polí ve sloupci Nákladová sazba přímo v sestavě.

Pokud byl projekt vytvořen ze šablony (viz kapitola 9) a v šabloně úkolu je uvedena výše nákladové sazby, bude automaticky do tohoto pole propsána hodnota uvedená v šabloně.

Nákladovou sazbu úkolu je možné stanovit také na záložce Náklady v okně úkolu (viz obrázek 16.1 a poznámka Zobrazování záložky Náklady v oknech úkolů níže).

V případě, že není k dispozici nákladová sazba úkolu, a v databázi Zdroje jste vyplnili hodinové sazby jednotlivých zdrojů (viz kapitola 17, sekce Správa zdrojů), a úkoly přiřadili zdrojům, systém automaticky ve výpočtech místo nákladové sazby úkolu použije hodinovou sazbu zdroje, jemuž je úkol přiřazen. Práce s finančním plánováním se tím dá značně zjednodušit.

Paušální náklady

V aplikaci Instant Team lze také specifikovat výši paušálních nákladů, které plánujete celkově vydat ke dni předpokládaného respektive skutečného dokončení úkolu a porovnávat jí se skutečnými náklady, případně sledovat průběh čerpání nákladů. Plánovanou výši paušálních nákladů můžete k jednotlivým úkolům zadávat přímo v sestavě Náklady ve sloupci Paušální náklady – plánované, případně ve stejnojmenném poli na záložce Náklady v okně s podrobnostmi úkolu.

Na záložce Náklady se zároveň nacházejí dvě další pole, Paušální náklady – skutečné a Paušální náklady – zbývající, umožňující sledovat stav čerpání paušálních nákladů. V průběhu plnění úkolu je do nich v závislosti na plánovaných paušálních nákladech a dokončenosti úkolu v procentech (pole Hotovo z) systémem automaticky doplňována výše skutečně vynaložených a zbývajících nákladů.

Výši paušálních nákladů však můžete upravovat podle reálného průběhu čerpání, který nemusí odpovídat dokončenosti úkolu nebo se odchýlil od celkových původně plánovaných nákladů. Do pole Paušální náklady – skutečné lze kdykoliv zadat reálně vynaložené náklady a do pole Paušální náklady – zbývající očekávané zbývající paušální náklady. Systém poté dále počítá s těmito hodnotami, což umožní přesnější finanční analýzu celého projektu.

Analýza finančních nákladů

V sestavě Náklady lze nejen zadat a měnit nákladové sazby a paušálové náklady úkolů, ale také analyzovat finanční náklady jednotlivých úkolů i sumarizované náklady za celý projekt.

Ve sloupci Plánované náklady jsou součty plánovaných variabilních a paušálních nákladů na jednotlivé úkoly. Variabilní (hodinové) náklady úkolů jsou vypočítávané podle prvotních odhadů pracnosti úkolů (pole Plánovaná práce) a nákladové sazby úkolů, případně hodinové sazby zdrojů, jimž jsou úkoly přiřazeny.

Ve sloupci Skutečné náklady jsou součty dosavadních skutečně vynaložených, variabilních i paušálních, nákladů na úkoly. Výpočet je pro variabilní (hodinové) náklady založen na práci evidované za projektové úkoly v položkách výkazů práce a nákladové sazbě úkolů, případně hodinové sazbě zdrojů. Pro paušální náklady je automatický výpočet založen na procentech dokončenosti úkolu a celkové plánované výši těchto nákladů. Po případné úpravě paušálních nákladů, jak je popsáno výše, je nadále počítáno s ručně vloženými údaji.

Ve sloupci Zbývající náklady jsou součty variabilních a paušálních nákladů, které ještě plánujete vydat na dokončení jednotlivých úkolů. Výpočet je pro variabilní náklady založen na aktuálním odhadu zbývající pracnosti úkolů (pole Zbývající práce) a nákladové sazbě těchto úkolů, případně hodinové sazbě zdrojů. Princip pro výpočet zbývajících paušálních nákladů je obdobný jako pro náklady skutečné.

Sloupec Kombinované náklady je pak prostým součtem skutečných a zbývajících nákladů a vyjadřuje aktuální odhad celkových nákladů na úkol po jeho dokončení. Porovnáním plánovaných a kombinovaných nákladů zjistíte, jak si projekt v současnosti vede z hlediska financí.

Výši jednotlivých nákladů za celý projekt vidíte ve shrnutích nad sestavou.

V pravé části sestavy je pak zobrazen časový průběh skutečně vynaložených i plánovaných (variabilních) nákladů. Jde o součet zbývajících a skutečných nákladů umístěných na časovou osu podle dnů, ke kterým byla vykázána práce na úkolech (pro skutečné náklady), respektive podle plánovaného započetí a skončení úkolů (pro zbývající náklady). Ke dni plánovaného zakončení úkolu jsou ke zbývajícím nákladům jednorázově započteny také náklady paušální.

Cash-flow nákladů

Tabulka hodnotové linky v sestavě nákladů zobrazuje časový průběh nákladů podle data jejich vynaložení. Tato doba většinou neodpovídá době, kdy mají být náklady projektu skutečně placeny. Pro analýzu časového průběhu skutečných plateb, tedy výdajů projektu, slouží záložka Cash-flow na stránce Finance.

Aby bylo možné analýzu časového průběhu výdajů projektu provádět, je třeba nejdříve k úkolům nakonfigurovat termín očekávané fakturace jejich nákladů.

Termín fakturace se standardně vztahuje k termínům daného úkolu – v posledním sloupci sestavy nákladů nazvaném Fakturace nákladů určete, zda se náklady budou fakturovat před nebo po uskutečnění dané části projektu, resp. na začátku či na konci naplánované práce na úkolu.

Fakturovanými částmi projektu mohou být jednotlivé úkoly nebo skupinové úkoly (úkoly s podúkoly). Při nastavení způsobu fakturace u skupinového úkolu se do jeho fakturace automaticky zahrnou náklady všech jeho podúkolů, u nichž neurčíte způsob fakturace samostatně. Nemusíte tak fakturaci konfigurovat ke všem úkolům, ale třeba jen ke skupinovým úkolům, pokud se náklady jejich podúkolů budou fakturovat ve stejnou dobu.

Po zvolení způsobu fakturace (po vybrání jedné z hodnot Začátek či Konec) alespoň u jednoho úkolu se v okně projektu na stránce Finance vytvoří nová záložka Cash-flow. Na ní můžete upřesnit informace o předpokládaném termínu fakturace nákladů (vybrat jiný úkol,k jehož začátku či konci se platba uskuteční nebo zadat fixní termín platby) a následně sledovat cash-flow nákladů projektu.

V horní sestavě Fakturace nákladů se zobrazí všechny úkoly, k nimž jste zadali způsob fakturace nákladů. Do sloupce K fakturaci se propíše výše kombinových nákladů daných úkolů.

Ve sloupci Fakturovat dle termínů úkolu je standardně propsán daný úkol. Můžete však zvolit jiný úkol z libovolného projektu, podle jehož termínu se budou náklady vybraného úkolu fakturovat. Typicky se jedná např. o milník projektu, k jehož termínu jsou fakturovány náklady více úkolů.

Do sloupce Předpokládaný termín fakturace se propíše čas začátku nebo konce úkolu uvedeného ve sloupci Fakturovat dle termínů úkolu, tedy předpokládaný čas, kdy vám budou náklady fakturovány. Můžete také ručně zadat fixní hodnotu nenavázanou na termíny žádného úkolu.

Ve sloupci Splatnost je propsána doba splatnosti nákladů nastavená v pracovní skupině (viz kapitola 17, sekce Konfigurace plánování), případně doba splatnosti nastavená zdroji, jemuž je úkol přiřazen (viz kapitola 17, sekce Správa zdrojů). Obě tyto hodnoty můžete podle potřeby pro konkrétní úkoly upravit.

Všechny tyto údaje můžete zadávat také v okně s podrobnostmi úkolu na záložce Náklady. (Výše popisovaná pole se v okně úkolu zobrazí po vybrání způsobu fakturace.)

Podle předpokládaného termínu fakturace jsou pak systémem automaticky vypočítávány hodnoty v poli Stav fakturace (tuto hodnotu není možné přímo změnit). Úkolům, které mají předpokládaný termín fakturace dříve než dnes nebo dnes, je nastaven stav Mělo být fakturováno s oranžovo-žlutým podbarvením. Úkolům s předpokládaným termínem fakturace později než dnes je nastaven stav Nevyfakturováno se světle žlutým podbarvením. Systém sám po uplynutí předpokládaného termínu fakturace přepne hodnotu „Nevyfakturováno“ na „Mělo být fakturováno“.

Ve spodní části záložky v sestavě Cash-flow můžete sledovat graficky znázorněný časový průběh výdajů na projekt. K datu odpovídajícímu součtu předpokládaného termínu fakturace a splatnosti nákladů jsou formou skládaného sloupcového grafu zobrazovány jednotlivé výdaje projektu (hodnoty pole K fakturaci). Stejným barevným zvýrazněním jako stav fakturace jsou vždy k aktuálnímu datu rozlišovány výdaje, které by již měly být vyfakturované (hodnota „výdaje mají být fakturované ke dni“), a které mají být fakturované v budoucnu (hodnota „výdaje nevyfakturované ke dni“).

Sestava také obsahuje čárový graf zobrazující kumulované výdaje projektu (sumu výdajů od počátku projektu).

Náklady na projekty

Pokud nepotřebujete rozpad nákladů na jednotlivé úkoly, můžete si zobrazit součty za jednotlivé projekty také ve složce Finance v navigačním panelu a to v sestavě příznačně nazvané Náklady.

Hodnotová linka této sestavy se nezobrazuje formou tabulky, ale formou sloupcového grafu za všechny projekty dohromady, případně pouze pro vybraný projekt nebo projekty.

Pohled na nákladové cash-flow za všechny projekty dohromady vám poskytne sestava nazvaná Cash-flow.

Obě sestavy si můžete filtrovat podle parametrů Označil jsem, Stav projektu a Vedoucí projektu.