📞 271 721 255

Uživatelská příručka
II  Řízení vztahů se zákazníky

Kapitola 25 - Nastavení řízení vztahů se zákazníky

V této kapitole:

Pokud budou členové vaší pracovní skupiny používat aplikaci Instant Team pro práci v oblasti řízení vztahů se zákazníky, případně pokud budete chtít vystavovat v Instant Teamu faktury či při řízení projektů sledovat i výnosy projektů, je třeba nejdříve povolit funkcionalitu Řízení vztahů se zákazníky. To provedete zaškrtnutím příznaku Řízení vztahů se zákazníky na stejnojmenné záložce v okně pracovní skupiny (nabídka Nástroje/Pracovní skupina, záložka Nastavení), viz obrázek 25.2 výše.

Po zaškrtnutí se na záložce zobrazí další pole a podzáložky, pomocí kterých si budete moci funkcionalitu přizpůsobit.

Konfigurace řízení vztahů se zákazníky

Zaškrtnutí kolonky Ruční číslování příležitostí vám umožní používat pro číslování příležitostí vlastní systém číslování namísto automatického číslování založeného na pořadí vytvoření příležitosti (viz obrázek 18.1).

Jestliže budete vykazovat odpracovaný čas a používat výkazy práce (viz kapitola 10 Výkazy práce), můžete v kolonce Umožnit vykazovat práci k příležitostem? povolit vykazování času přímo k samotným příležitostem, nejen k úkolům, schůzkám či k absencím, jak je standardně nastaveno.

V poli Obchodní úkoly schvalují můžete nastavit, jakým způsobem se bude nakládat se splněnými úkoly příležitostí, tedy jestli budou vlastníci příležitostí schvalovat dokončení úkolů, které byly přiřazeny jiným uživatelům, či zda nebude třeba úkoly příležitostí po dokončení schvalovat (oba postupy jsou popsány v kapitole 18, sekce Sledování úkolů příležitosti).

Na podzáložce Společnost, viz obrázek 25.3 níže, můžete v poli Vzor adresy pro detail z webu nakonfigurovat odkaz na libovolné webové stránky, který bude využíván pro vyhledávání informací o zájemcích a společnostech (pole Detail z webu podle IČ zobrazující se v záznamech z databází zájemců a společností, viz kapitola 16, část Zobrazení informací z webových stránek).

Značky %1 až %9 zapsané na konec odkazu slouží pro určení údajů, podle kterých mají být informace vyhledávány. Z výběrového seznamu pole Náhrada, které se zobrazí po zapsání značky, vyberte údaj o zájemcích, resp. společnostech, podle kterého chcete informace na zadané stránce vyhledávat. Při vyhledávání pak bude příslušná značka nahrazena vybranou hodnotou (obdobné značky fungují při definování vlastní podoby záhlaví a zápatí při tisku, viz sekce Tisk v kapitole 2).

Ve výchozím nastavení aplikace je konstruován odkaz na stránky společnosti detail.cz, ve kterých jsou informace o zájemcích či společnostech vyhledávány podle identifikačního čísla, na obrázku níže je jako příklad zkonstruován odkaz na stránky google.com, na kterých je vyhledáváno podle názvu zájemce či společnosti.


PIC

Obrázek 25.1: Příklad konfigurace webového odkazu

Zároveň se začnou zobrazovat podzáložky Správa produktů obsahující přehled nabízených produktů (podrobnosti v kapitole 24), Šablony e-mailů obsahující přehled šablon e-mailových zpráv (podrobnosti v kapitole 21) a podzáložka Obchodní procesy s přehledem šablon obchodních procesů (podrobnosti v kapitole 20).

Konfigurace e-mailové komunikace

Součástí této funkcionality je také možnost používat Instant Team pro vedení e-mailové komunikace (podrobnější informace v kapitole 19 E-mailová korespondence).

Na podzáložce Emaily naleznete vygenerovanou e-mailovou adresu, přes kterou je možné v aplikaci přijímat e-mailové zprávy. Správce firemní sítě určí, zda budou tuto adresu pro přijímání zpráv v Instant Teamu potřebovat jednotliví uživatelé, či zda nastavení vaší firemní sítě umožní automatické přijímání e-mailových zpráv, došlých na firemní e-mailové adresy, také v aplikaci Instant Team.


PIC

Obrázek 25.2: Nastavení e-mailových zpráv

Pro fungování odesílání e-mailových zpráv z Instant Teamu je třeba vyplnit údaje o vašem firemním serveru SMTP, povinné je pouze pole Server SMTP. Pro informace o nastavení serveru na odesílanou poštu a jeho zabezpečení ve vaší společnosti se pravděpodobně budete muset také obrátit na pracovníka, který spravuje vaši firemní síť.

Nastavení údajů pro fakturaci

Pro usnadnění práce při fakturaci vašich služeb a výrobků (především pro automatické předvyplňování vybraných údajů na vydávaných fakturách, viz kapitola 23), je vhodné provést několik nastavení na úrovni pracovní skupiny.

V kolonce Způsob zaokrouhlování je možné nastavit, jakým způsobem se mají zaokrouhlovat časové údaje (čas evidovaný v položkách výkazů práce), ze kterých je systémem vypočítávána cena pro fakturaci vaší práce na projektech. Ve výchozím nastavení nejsou tyto údaje zaokrouhlovány, při volbách Čtvrt hodina, Hodina a Den je vykázaný čas nejdříve odpovídajícím způsobem zaokrouhlen a poté je zaokrouhlená hodnota použita pro výpočet ceny.

Na podzáložce Společnost můžete v kolonce Naše společnost vybrat společnost, jejíž údaje budou do faktury automaticky propisovány jako údaje dodavatele, typicky údaje vaší vlastní společnosti. Jestliže požadovaná společnost není v databázi společností dosud evidována, můžete volbou Nová společnost... v horní části výběrového seznamu vytvořit společnost novou. V oddílu Bankovní spojení doplňte bankovní spojení na tuto společnost.


PIC

Obrázek 25.3: Nastavení údajů pro fakturaci

Do kolonky Splatnost faktur vyplňte počet kalendářních dnů, po který jsou vámi vydávané faktury splatné, a podle kterého se bude řídit výpočet data splatnosti vydávaných faktur.

Do textového pole Text pro fakturaci můžete dopsat text, který se bude propisovat jako poznámka na vašich fakturách.

Uživatelské role v řízení vztahů se zákazníky

Pro funkcionalitu Řízení vztahů se zákazníky nabízí Instant Team obdobnou strukturu uživatelských rolí jako pro řízení projektů. Jsou k dispozici role Vedoucí, Správce a Dohlížitel, speciálně pro tuto funkcionalitu je navíc určena role Obchodník. Všechny role je možné kombinovat. Podrobné informace o oprávnění rolí pro řízení projektů a o způsobu přiřazování rolí jednotlivým uživatelům naleznete v kapitole 15 sekce Uživatelské role.

Všichni uživatelé, bez ohledu na roli jim v systému přiřazenou, mohou číst základní údaje záznamů v databázích Zájemci, Společnosti a Kontakty a mohou v nich vytvářet záznamy nové. Záznamy, u kterým jsou uvedeni jako vlastníci, mohou rovněž měnit a odstraňovat.

Libovolný uživatel může také pracovat s přiřazenými příležitostmi (je uveden jako jejich vlastník) a používat e-mailovou komunikaci Instant Teamu. Jestliže jsou tato základní oprávnění pro práci vybraného uživatele dostatečná, můžete ponechat v poli Role výchozí hodnotu Žádná.

Přidělením role Obchodník umožníte uživateli:

  • číst, měnit, vytvářet a odstraňovat příležitosti;
  • vytvářet návrhy projektů pro příležitosti;
  • vytvářet faktury pro projekty, příležitosti, případně požadavky.

Uživatel s rolí Správce kromě oprávnění popsaných v části o projektovém řízení získá právo:

  • číst, měnit libovolné příležitosti a vytvářet pro ně návrhy projektů;
  • číst, měnit, vytvářet a odstraňovat libovolné zájemce, společnosti a kontakty;
  • číst, měnit, vytvářet a odstraňovat produkty, šablony obchodních procesů a e-mailových zpráv.

Práva uživatele s rolí Dohlížitel zůstávají stejná jako v oblasti řízení projektů, dohlížitel může číst libovolné záznamy evidované v systému, nemá oprávnění je vytvářet, měnit ani odstraňovat.

Přístupová práva jednotlivých uživatelů (s výjimkou uživatele v roli Dohlížitel) k úkolům, schůzkám, e-mailovým zprávám, dokumentům připojeným k záznamům z databází řízení vztahů se zákazníky vyplývají z vlastnictví daných záznamů, případně ze stavu příležitosti, ke které jsou tyto záznamy připojeny, viz kapitola 18, sekce Stav příležitosti.