Uživatelská příručka
II  Řízení vztahů se zákazníky

V této kapitole:

V této kapitole se dozvíte, jak díky předpřipravenému importnímu předpisu propojit Instant Team se svým bankovním účtem (či více účty), a jak naplánovat spouštění běhu tohoto importu. Můžete si tak pravidelně stahovat transakční historii účtu a mít přímo v aplikaci přehled pohybů na účtu bez nutnosti přihlašovat se k internetovému bankovnictví.

Naimportované platby je možné párovat s vydanými i přijatými fakturami, můžete tak snadno sledovat, které faktury vám byly již uhrazeny, resp. které jste již uhradili, a mít tak pod kontrolou své pohledávky a závazky.

Nastavení importu je vyhrazeno uživatelům s rolí Správce, sestavy s přehledem naimportovaných plateb jsou dostupné uživatelům s přiřazenou rolí Finančník.

Přehled účtů

Před aktivací importu plateb si nejdříve ve složce Finance v navigačním panelu otevřete sestavu Účty a zadejte informace o účtu či účtech, jejichž transakční historii chcete v Instant Teamu sledovat.

Nový účet vytvoříte zadáním jeho názvu do šedivé buňky Nový účet a potvrzením zadané hodnoty. Volbou Podrobnosti... v místní nabídce nad takto vytvořeným účet otevřete okno s podrobnostmi účtu, kde vyplňte kolonku Číslo účtu, případně dopište k účtu poznámku. Pokud bude ve vaší pracovní skupině definováno více měn, budete moci v kolonce Měna zvolit měnu, ve které je daný účet veden. Podrobnosti o nastavení měn naleznete v sekci Konfigurace řízení vztahů se zákazníky v kapitole 37.

Do kolonky Počáteční zůstatek vepište velikost zůstatku na účtu v okamžiku, kdy propojíte účet s Instant Teamem a začnete do Instant Teamu importovat transakční historii (tuto hodnotu je možné doplnit či upravit i později, kdy bude import plateb již aktivován). Kolonka Konečný stav pak slouží pro kontrolu správnosti importu plateb – systém v ní automaticky počítá zůstatek na účtu po přičtení, resp. odečtení naimportovaných plateb k původnímu zůstatku.

V tabulce Platby k účtu uvidíte přehled všech naimportovaných plateb k danému účtu, pomocí parametrů si můžete filtrovat období, za které chcete platby zobrazit, případně zobrazovat pouze párové či nepárové platby, viz dále.

Import plateb z Fio banky

K importu plateb slouží předpřipravený plánovaný webový import ve formátu GPC nazvaný GPCPAYMENTS. Formát GPC se standardně používá pro zápis pohybů na bankovních účtech a podporuje ho většina českých i slovenských bank.

Před zahájením importu plateb si nejdříve u své banky, resp. v internetovém bankovnictví, ověřte možnosti a podmínky tzv. „API-bankovnictví“ či „otevřeného bankovnictví“, které umožňuje komunikaci mezi bankou a aplikacemi třetích stran. Podle instrukcí banky povolte přístup k datům z vašeho účtu. Postup se v každé bance liší, zde jsme jako ukázku zvolili Fio banku.

V internetovém bankovnictví Fio banky je třeba vygenerovat autentizační token (jedinečný znakový řetězec). Pro jeho získání přejděte v nabídce Nastavení na záložku API a použijte volbu Přidat nový token, jako typ nastavení práv tokenu zvolte možnost Sledovat účet.

Vygenerovaný token si zkopírujte, následně ho použijete jako součást URL dotazu, jímž bude Instant Team přistupovat k vašemu účtu a stahovat transakční historii (při stahování dat nebude nutné být do internetového bankovnictví přihlášen).

Všechny importy do Instant Teamu musí vždy probíhat pod identitou konkrétního uživatele, vyberte proto jednoho uživatele, pod jehož identitou bude import plateb do vaší pracovní skupiny probíhat. Vybraný uživatel poté pod svým přihlášením import plateb přes nabídku Záznam/Importovat/Aktivovat pravidelný import z webu ve formátu CSV (GPCPAYMENTS) zaktivní.

Zobrazí se mu dialogové okno, ve kterém je třeba do kolonky Webová adresa(URL) zadat URL adresu umožňující Instant Teamu naimportovat data z vašeho účtu. Je možné formulovat adresu s dotazem na pohyb na účtu za určené období (pro jednorázový import plateb) nebo s dotazem na pohyb na účtu od posledního stažení (pro plánovaný pravidelný import plateb). Přesnou strukturu této adresy určuje banka, na obrázku 28.3 je uveden příklad URL dotazu do Fio banky na stažení pohybů na účtu od posledního stažení. Namísto „TOKEN“ by měl dotaz obsahovat vygenerovaný unikátní řetězec. Kolonky Přihlašovací jméno a Heslo není třeba v tomto případě vyplňovat, pro ověření přístupu k účtu slouží autentizační token.

Samotný běh zaktivovaného importu posléze nastaví správce pracovní skupiny na záložce Importy v okně pro přizpůsobení pracovní skupiny (okno pro přizpůsobení pracovní skupiny otevře nabídkou Úpravy/Přizpůsobit, viz obrázek 45.9). Dvojitým kliknutím na řádek s importem nazvaným GPCPAYMENTS, případně tlačítkem Změnit... vpravo od tabulky s přehledem importů, otevře okno pro definici importního předpisu, kde může podle povahy URL dotazu formulovaného při aktivaci importu spustit okamžitý běh importu, nastavit čas, kdy má import jednorázově proběhnout či nadefinovat automatické opakované spouštění běhu importu (každý den, hodinu, týden či měsíc). Podrobné informace o spouštění importů naleznete v kapitole 45, sekce Plánované spouštění importů.

Pokud již nebude třeba platby do Instant Teamu importovat, mohou uživatelé, pod jejichž identitou probíhá, import ukončit a to přes nabídku Záznam/Importovat/Deaktivovat pravidelný import z webu ve formátu CSV (GPCPAYMENTS).

Přehled naimportovaných plateb

Naimportované platby uvidíte v sestavě Platby ve složce Finance v navigačním panelu.

Sestava poskytuje přehled základních údajů plateb: účet, ke kterému platba patří (zobrazí se označení, kterým jste daný účet označili v sestavě účtů), datum, kdy platba v bance proběhla, název platby (při exportu z banky může být omezen počet znaků označení platby), částka (jako měna je považována měna uvedená u daného účtu v sestavě účtů), variabilní symbol platby a číslo protiúčtu. Odchozí platby (platby se zápornými částkami) jsou zvýrazňovány červeně.

Pomocí parametrů Datum platby a Účet si v ní můžete vyfiltrovat platby z vybraného data či období, nebo platby patřící k vybranému účtu. Ve výchozím nastavení zobrazuje všechny naimportované platby za posledních 31 kalendářních dní.

Párování plateb s fakturami

Systém umožňuje párování plateb s vydanými i přijatými fakturami, můžete tak snadno kontrolovat, jak si reálně stojíte s úhradami faktur, případně dále zpřesnit sledování cash-flow nákladů a výnosů projektů.

Jestliže bude mít platba stejný variabilní symbol jako některá zaevidovaná faktura, dojde automaticky ke spárování dané platby a faktury a systém v přehledu plateb do sloupce Faktura propíše označení faktury, resp. odkaz na ni. Příchozí platby jsou automaticky párovány s vydanými fakturami, odchozí platby s přijatými fakturami.

Platbu s fakturou je možné spárovat také ručně – do editačního pole ve sloupci Faktura vepište označení odpovídající faktury nebo patřičnou fakturu vyberte, případně vytvořte novou, pomocí voleb v nabídce pole.

Pro lepší orientaci se pak všechny platby, které nebyly spárované s žádnou fakturou, zobrazují v samostatné sestavě Nespárované platby.

U plateb, které se s fakturami nepárují, např. poplatky za bankovní služby, je možné zaškrtnout příznak Nepárová platba. Takto označené platby ze sestavy Nespárované platby zmizí. (Platby označené jako nepárové si můžete kdykoliv zobrazit pomocí parametru Nepárová platba v sestavě Platby.)

Zobrazení plateb ve spárované faktuře

Po spárování platby s fakturou se do odpovídající faktury do pole Zaplaceno propíše výše platby a do pole Datum zaplacení datum, kdy platba na účtu proběhla.

Ve spodní části faktury se zároveň zobrazí tabulka Platby k vydané faktuře, resp. Platby k přijaté faktuře s přehledem plateb spárovaných s fakturou. Pokud nebude u účtu, ke kterému platba patří, uvedena shodná měna jako na spárované faktuře, dojde k automatickému přepočítání zaplacené částky nastaveným kurzem a hodnota na faktuře se bude zobrazovat v měně faktury.

Po uhrazení požadované částky je třeba fakturu ukončit, resp. označit za zaplacenou. Označovat faktury za zaplacené můžete buď ručně způsoby popisovanými dříve (viz kapitola 25, sekce Sledování pohledávek a kapitola 27, sekce Sledování závazků) nebo můžete využít automatické hromadné označování. Hromadné označování faktur za zaplacené nastavuje správce pracovní skupiny pomocí dávkových operací Denně označovat správně zaplacené přijaté faktury za zaplacené a Denně označovat správně zaplacené vydané faktury za zaplacené a odesílat daňové doklady. Okna pro ovládání dávkových operací jsou dostupná přes nabídku Nástroje/Dávkové operace a jsou podrobně popsána u obrázku 6.13.

Po nastavení první dávkové operace budou za zaplacené každodenně automaticky označovány přesně zaplacené přijaté faktury i takové přijaté faktury, jejichž výše úhrady odpovídá limitům pro správné uhrazení. Po nastavení druhé operace budou za zaplacené označovány všechny vydané faktury uhrazené přesně i ve stanoveném limitu a zároveň budou pro označené faktury, které byly vystaveny formou výzvy k platbě, generovány daňové doklady k platbám. Pokud budete mít nastavenou šablonu e-mailu pro zasílání dokladů k platbě, budou doklady zároveň automaticky zasílány. (Nastavení limitů pro správně uhrazené faktury a šablony pro zasílání dokladů k platbě viz kapitola 29, sekce Nastavení údajů pro fakturaci.)