📞 271 721 255

Uživatelská příručka
I  Projektové řízení

Kapitola 6 - Sledování úkolů

V této kapitole:

Zatímco předchozí kapitola popisovala činnosti vyhrazené vedoucím projektů, v kapitole Sledování úkolů si vysvětlíme, jak mohou Instant Team při své práci využívat ostatní uživatelé, například členové projektových týmů či běžní uživatelé, kterým jsou přiřazovány úkoly. Právě jim jsou určeny sestavy ze složky Moje práce v navigačním panelu, které v této kapitole podrobně popíšeme.

Řekneme si, jak vlastníci úkolů získají přehled o svých činnostech na spuštěných aktivních projektech, jak uživatelé pověření zapisovaním postupu v plnění úkolů budou moci předat informace vedoucím projektů a ti se k nim poté vyjadřovat, či jak probíhá přebírání a schvalování úkolů. (podrobnosti o nastavení projektu naleznete v sekci Konfigurace úkolů projektu a Životní cyklus projektu v kapitole 4).

Členové projektových týmů si mohou dále, stejně jako vedoucí projektu nebo správci, prohlížet údaje jim dostupných projektů. Mají k dispozici např. sestavu Plán, kterou jsme si podrobně popsali v předchozí kapitole, ve které vidí podrobný plán projektu, v jehož týmu jsou uvedeni, spolu s přehledným Ganttovým diagramem. Mohou si také prohlížet databázi dokumentů projektu a přispívat do nich (viz kapitola 13).

Upozornění na úkoly

Zvláštní pozornost věnuje aplikace Instant Team upozorněním na začátky a konce úkolů. Tato upozornění se týkají začátků úkolů, které jsou přiřazeny zdrojům právě přihlášeného uživatele, je možné začít na nich pracovat (tj. nemají žádného nedokončeného předchůdce) a zároveň se blíží či uplynulo datum, kdy práce na nich měla začít a dosud nebyly započaty. V případě zasílání upozornění na konce úkolů aplikace touto formou připomíná takové úkoly, které byly přiřazeny zdrojům právě přihlášeného uživatele a blíží se či uplynulo datum, kdy by práce na nich měla skončit.

U úkolů, které byly přiřazeny právě vám, můžete být upozorňováni na:

  • blížící se začátek či konec úkolu, s volitelným předstihem;
  • zmeškaný začátek či konec úkolu, a to s volitelným zpožděním nebo v okamžik plánovaného zahájení, zakončení úkolu;
  • nemusíte být upozorňováni na začátky či konce úkolů, případně na žádné z těchto událostí.

Pravidla pro zasílání těchto upozornění si můžete upravovat v okně svého uživatelského účtu, podrobnosti v kapitole 3, sekce Správa uživatelského účtu. Pokud si je sami nenastavíte, budete upozorňováni podle konfigurace upozornění ve vaší pracovní skupině, viz kapitola 15, sekce Konfigurace upozornění. Ve výchozím nastavení aplikace jsou vlastníci úkolů upozorňováni na zmeškané začátky svých úkolů a to v okamžiku, kdy měla být podle plánu práce na úkolu zahájena.

Přehled zaslaných upozornění naleznete pod systémovou ikonkou Instant Teamu v hlavní liště počítače, která je podrobně popsána v kapitole 2, sekce Upozornění na vybrané události.


PIC

Obrázek 6.1: Upozornění na zmeškaný začátek úkolu

Upozornění se týkají jak standardních jednorázových úkolů, tak jednotlivých výskytů opakovaných úkolů. Obsahují název úkolu, projekt, ke kterému se úkol vztahuje, případně jméno vlastníka úkolu, pokud je úkol přiřazen jinému než výchozímu zdroji přihlášeného uživatele. Dále zde najdete čas předpokládaného zahájení či zakončení úkolu (pole Začátek či Konec).

Pokud nemá uživatel vypnuto zasílání e-mailových oznámení (popsáno v kapitole 3, sekce Správa uživatelského účtu), bude kromě nabídky u systémové ikonky Instant Teamu informován i formou e-mailové zprávy.

Upozornění na končící úkoly v projektech

Na zmeškané či blížící se konce úkolů mohou být, kromě vlastníků úkolů, upozorňováni také vedoucí projektů, do nichž dané úkoly patří, případně všichni uživatelé, kteří mají přístup k harmonogramům projektů, tj. všichni členové projektových týmů. Nastavením víceúrovňového upozorňování na konce úkolu můžete snáze sledovat dokončování úkolů a kontrolovat tak průběh celého projektu.

Zasílání tohoto upozornění, včetně určení předstihu či zpoždění, s jakým chtějí být na plánované konce dosud nesplněných úkolů ve svých projektech upozorňováni, si mohou jednotliví uživatelé upravovat sami, podrobnosti naleznete v sekci Správa uživatelského účtu v kapitole 3. Jestliže si zasílání upozornění na končící úkoly nenastaví, budou upozorňováni podle konfigurace tohoto upozornění v pracovní skupině, ve výchozím nastavení aplikace není upozornění na končící úkoly projektů aktivní.

Sestava Kalendář činností

Pro snadnější orientaci ve svých nadcházejících činnostech mohou uživatelé ve složce Moje práce použít sestavu Kalendář činností. Zobrazují se v ní po týdnech všechny úkoly naplánované na dané dny, včetně přesného času zahájení a zakončení úkolu. U úkolů trvajících více dnů se tento časový údaj zobrazuje pouze ve dnech, kdy má úkol začít, resp. skončit.


PIC

Obrázek 6.2: Kalendář činností

TIP
Sestava Kalendář činností zobrazuje kromě úkolů i naplánované schůzky a absence, které budou podrobně popsány v následujících kapitolách. V nástrojové liště sestavy můžete zaškrtnutím kolonek Absence, Schůzky a Úkoly určit, který druh činností se bude zobrazovat. Pro snažší orientaci jsou jednotlivé záznamy označeny i grafickou ikonkou.

Vpravo od kalendáře se zobrazuje posuvník, s jehož pomocí si můžete zobrazit předchozí či následující období. Mezi zobrazenými dny lze přecházet také pomocí kláves <Tab> (přejde na následující) a <Shift+Tab> (přejde na předchozí). Aktuální datum je zvýrazněno zelenou barvou pozadí v poli s označením dne. Pokud máte v kalendáři zobrazeno období nezahrnující aktuální datum, můžete k rychlému přepnutí do aktuálního období použít tlačítko Zobrazit dnešek, které naleznete pod posuvníkem (tlačítko s ikonkou malého šedého puntíku, viz obrázek 12.5).

Změna detailu kalendáře

Pomocí tlačítek pod posuvníkem symbolizujících jednotlivé detaily zobrazení můžete změnit zobrazení kalendáře z týdenního (T) na jednodenní (D), měsíční (M), nebo dokonce čtvrtletní (Q) či celoroční (R).

Změnu detailu zobrazení kalendáře provedete také výběrem u volby Detail v místní nabídce nad kalendářem nebo pomocí nabídky Zobrazit/Sestava/Upravit/Detail/...


PIC

Obrázek 6.3: Roční kalendář celého týmu

Čtvrtletní ani celoroční kalendář však neukazuje úkoly po dnech, ale po měsících. U jednotlivých úkolů je pak v rámci měsíce uvedeno, které dny by měla práce na nich probíhat.

Parametry zobrazení kalendáře

Kalendář standardně zobrazuje pouze úkoly přiřazené přihlášenému uživateli (jeho zdroj je uveden jako vlastník úkolu), a to ze všech projektů. Nezáleží ani na tom, zda je zdroj členem týmu projektu nebo ne.

Pomocí parametrů sestavy zobrazených v nástrojové liště je však možno si zobrazit úkoly libovolného člena projektového týmu nebo omezit kalendář pouze na jeden projekt. Zobrazené úkoly jiných zdrojů, než je výchozí zdroj přihlášeného uživatele, mají za názvem úkolu v závorce uvedeného vlastníka úkolu.


PIC

Obrázek 6.4: Parametry kalendáře

Synchronizace úkolů s kalendáři jiných aplikací

Instant Team umožňuje uživatelům vidět rozvržení svých úkolů nejen v sestavě Kalendář činností, ale i vyexportovat ho ve formátu iCalendar do běžně používaných kalendářů jiných aplikací či služeb, např. MS Outlook, Kalendář Google, iCal apod. Prostřednictvím těchto kalendářů můžete své pracovní aktivity synchronizovat i s dalšími zařízeními, např. tabletem či mobilním telefonem. Budete tak mít přehled o svých aktivitách i bez přístupu k aplikaci Instant Team.

Volbou Záznam/Exportovat/ Zpřístupnit sestavu Export úkolů přes web ve formátu iCalendar (ICS-T) zahájíte export. Výsledek tohoto exportu bude dostupný na url adrese, která se automaticky uloží do schránky ve vašem počítači (viz obrázek 12.9) a kterou následně dle zvyklostí vámi používané aplikace či služby zkopírujete do svého běžného kalendáře. Tím bude těmto kalendářům umožněn odběr údajů z Instant Teamu i jejich pravidelná aktualizace.

Pokud již nebudete chtít své úkoly synchronizovat, můžete export ukončit přes nabídku Záznam/Exportovat/Zrušit přístup k sestavě Export úkolů přes web ve formátu iCalendar (ICS-T).

Možnosti výběru exportovaných úkolů, aktivace či ukončení exportu správcem pracovní skupiny a postup při importu úkolů z Instant Teamu do nejpoužívanějších kalendářových aplikací MS Outlook 2010, Kalendář Google a iCal jsou podrobně popsány v kapitole 12, sekce Synchronizace schůzek s kalendáři jiných aplikací.

Sestava Úkoly k udělání

Pokud si přejete vidět svoje úkoly, na kterých můžete pracovat, pak je pro vás nejvhodnější sestava Úkoly k udělání. Zobrazuje všechny potřebné informace u úkolů přiřazených konkrétnímu vlastníkovi, primárně právě vám.

Úkoly jsou v ní seskupeny podle tzv. naléhavosti, resp. podle toho, v jaké fázi rozpracovanosti se právě nacházejí, podrobnější informace naleznete dále v této kapitole. (Seskupení, do něhož aktuálně nespadá ani jeden úkol, se v sestavě nezobrazuje.)


PIC

Obrázek 6.5: Úkoly k udělání

Úkoly, na kterých jste ještě nezačali pracovat, jsou seskupeny do následujících skupin:

  • Připraven – Naléhavost – zde naleznete úkoly, na kterých je možno aktuálně začít pracovat, tj. úkoly které buď nemají žádné předchůdce nebo všechny jejich úkoly-předchůdci již byly dokončeny a jejichž začátek je naplánován na dnes, případně je v minulosti;
  • Začne do týdne – Naléhavost – zde naleznete úkoly, jejichž začátek je naplánován na nejbližších sedm kalendářních dní;
  • Začne později – Naléhavost – zde naleznete úkoly, které mají začít později než v následujících sedmi dnech či úkoly, které nebyly naplánovány na žádný konkrétní termín.

Úkoly, ke kterým jste již nějakou práci vykázali či je dokončili, jsou seskupeny následovně:

  • Započatý – Naléhavost – zde naleznete úkoly, ke kterým jste již nějakým způsobem zaznamenali vykonanou práci, tj. úkoly, u kterých je evidována hodnota pole Skutečný začátek;
  • Čeká na schválení – Naléhavost – v tomto seskupení naleznete úkoly, na nichž jste již práci dokončili a odevzdali je ke schválení, vedoucí projektu či schvalovatel úkolu vám je však ještě může vrátit zpět;
  • Odmítnutý – Naléhavost – zde naleznete úkoly, které jste dokončili a které vám byly vráceny k přepracování či doplnění.

Výběrem z nabídky parametru Patří do na formátovací liště si můžete v sestavě zobrazit úkoly z jednotlivých projektů. Kromě svých vlastních úkolů si můžete zobrazit i úkoly konkrétního jiného vlastníka, kterého zvolíte z rozbalovacího seznamu parametru Vlastník. Pro opětovné zobrazení svých vlastních úkolů zvolte hodnotu Já.

POZNÁMKA

Zastoupení vlastníka úkolu Pomocí tohoto parametru si můžete v sestavě Úkoly k udělání zobrazit také úkoly vlastníka, u něhož jste uvedeni jako zástupce a kterého můžete při práci na přiřazených úkolech zastoupit (viz sekce Správa zdrojů v kapitole 15). Přepsání úkolu na sebe, případně na některý zdroj, který vám byl přiřazen, provedete úpravou v poli Vlastník na okně s podrobnostmi daného úkolu.

PIC

Obrázek 6.6: Úprava přiřazení úkolu zástupcem vlastníka úkolu

Přebírání nových úkolů

V sestavě Úkoly k udělání se může zobrazovat také speciální seskupení nazvané Čeká na převzetí –Naléhavost. V něm naleznete úkoly, které vám byly nově přiřazeny v projektech, u nichž je aktivní funkcionalita přebírání (viz sekce Přebírání úkolů projektu v kapitole 4). Tyto úkoly budou přeřazeny do některé z výše uvedených skupin podle plánovaného začátku práce na úkolu až poté, co je převezmete. Převzetí úkolu provedete výběrem hodnoty Převzít úkol v podnabídce volby Záznam/Změnit stav, obdobné volby v místní nabídce nad záznamem nebo v nabídce u tlačítka pro změnu stavu úkolu v nástrojové liště (viz obrázek 6.21).

O úkolech k převzetí mohou být vlastníci úkolů i jejich zástupci informováni také upozorněními u ikonky Instant Teamu v systémové liště počítače, případně e-mailovými zprávami. Tuto ikonku a možnost zasílání e-mailových oznámení popisuje kapitola 2, sekce Upozornění na vybrané události a kapitola 3, sekce Správa uživatelského účtu.

Přebírání odmítnutých úkolů

Operace Převzít úkol je dostupná i pro odmítnuté úkoly, a to ze všech projektů. Odmítnutí úkolu můžete nejdříve zkonzultovat s vedoucím projektu, resp. se schvalovatelem úkolu, převzetím (přepnutím do stavu Převzat) pak úkol přeřadíte ze seskupení odmítnutých úkolů do seskupení podle plánovaného začátku práce na úkolu.

Barevné rozlišování záznamů v sestavě Úkoly k udělání

Názvy úkolů, u nichž jste uvedeni jako vlastník, ale vytvořil je někdo jiný (byly vám delegovány) jsou v této sestavě zobrazovány červeně.

Úkoly, které jste přiřadili jiným uživatelům, se zobrazují modře. Jde o úkoly, jejichž autorem je přihlášený uživatel (tedy vy), ale které jsou přiřazeny zdroji jiného uživatele (jsou delegovány).

Černá neutrální barva je vyhrazena pouze úkolům, které jste nevytvořili, a nejsou vám ani přiřazeny anebo naopak jste je vytvořili a zároveň jsou vám i přiřazeny nebo nejsou přiřazeny žádnému zdroji.

Zapisování informací o průběhu plnění úkolů

Sestava Úkoly k udělání dále poskytuje všechny podstatné informace o vašich úkolech, případně úkolech jiného vlastníka: zadání úkolu, zařazení k projektu, stav úkolu (včetně barevného rozlišení jednotlivých stavů, podrobnosti viz sekce Přehled operací pro změnu stavů úkolu), odhad pracnosti úkolu, míru dokončení, na kdy je naplánován. Navíc jsou zde pole, do kterých je možné zaznamenávat, jakým způsobem plnění těchto úkolů probíhá.

K tomu slouží sloupce Zbývající práce, Hotovo z a Skutečný začátek. Stejná pole nabízí i záložka Výsledky v oknech jednotlivých úkolů. Průběh plnění jednotlivých úkolů mohou zaznamenávat pověření zapisovatelé, standardně vlastníci těchto úkolů (podrobnosti v kapitole 4, sekce Zapisování výsledků k úkolům projektu).

Pokud úkol ještě nebyl dokončen, ale nějakých výsledků již bylo dosaženo, můžete zkusit odhadnout zbývající pracnost úkolu a tu vepsat do pole Zbývající práce.

Po úpravě hodnoty v poli Zbývající práce se automaticky dopočte hodnota pole Hotovo z. Ta vyjadřuje podíl v současnosti zbývající práce na úkolu oproti původnímu odhadu pracnosti. Pokud tedy původní odhad pracnosti úkolu (pole Plánovaná práce v sestavě Plán nebo v okně úkolu) byl 3 dny, vy jste na něm nějaký čas pracovali a myslíte si – a do systému zadáte – že zbývá odpracovat ještě jeden den, objeví se hodnota Hotovo z 66 %.

Je možno však postupovat i obráceně, tedy vyplnit hodnotu do pole Hotovo z a systém sám dopočte zbývající pracnost úkolu.

Pole Skutečný začátek eviduje čas skutečného započetí práce na úkolu. Hodnota v tomto poli je vyplněna automaticky pokud se změní procento dokončenosti v poli Hotovo z nebo pokud se k úkolu pomocí stopek přičte již odpracovaný čas. Lze ji nastavit na požadované datum i přímo v sestavě. Pokud hodnota v poli Skutečný začátek nebyla zadána a úkol je označen jako dokončený, automaticky se vyplní na čas dokončení úkolu.

Jak jsme již zmínili, stejné údaje o průběhu plnění úkolu můžete zapisovat i v záložce Výsledky v okně úkolu. Tato záložka nabízí kromě výše popsaných ještě jedno pole určené k zapisování informací o plnění úkolů, a to pole Skutečný konec.


PIC

Obrázek 6.7: Plnění úkolu

Pole Skutečný konec je interpretováno jako konec doposud odvedené práce na úkolu. Hodnota v tomto poli je systémem vyplňována na datum a čas, kdy se naposledy změnilo procento dokončenosti úkolu nebo se k úkolu pomocí stopek přičetl odpracovaný čas. Lze ji nastavit na požadované datum i ručně.

Po dokončení úkolu bude hodnota v poli Skutečný konec automaticky nastavena na aktuální datum a čas (čili okamžik, kdy jste úkol označili za splněný, viz dále). Pokud však dokončení úkolu zaznamenáváte k úkolu zpětně (předpokládané datum skončení úkolu je při označení úkolu za splněný dříve než dnes), bude čas dokončení úkolu nastaven na předpokládaný čas skončení úkolu, případně ponechán na stávající hodnotě pole Skutečný konec, je-li tato hodnota pozdější než předpokládaný čas skončení úkolu.

TIP

Evidenci průběhu úkolů nemusejí nutně provádět uživatelé, kterým jsou úkoly přiřazeny, resp. kteří jsou pověřeni zapisováním výsledků. Plné právo k těmto činnostem má i vedoucí projektu.

Pokud tedy některý ze zapisovatelů zrovna nesedí u počítače nebo z jiného důvodu nemůže zapisovat průběh úkolů, může to za něj provést vedoucí projektu. Vedoucí projektu může také upravit údaje zadané zapisovatelem, pokud s nimi nesouhlasí.

Ve standardním nastavení Instant Teamu naleznete na záložce Výsledky v okně úkolu také textové pole Výsledky, do kterého můžete vepisovat průběžný stav plnění úkolu i závěrečné poznámky o jeho splnění.

Aplikace umožňuje místo zapisování výsledků úkolů do jednoho textového pole zvolit zapisování formou ukládání jednotlivých poznámek. Toto nastavení může provést správce pracovní skupiny, viz kapitola 15, sekce Konfigurace plánování.

Poznámky k úkolům

Pokud bude ve vaší pracovní skupině zvoleno zapisování výsledků k úkolům formou poznámek, naleznete v okně úkolu na záložce Výsledky pole Nová poznámka. Do tohoto pole můžete standardně začít zapisovat text, po začátku zápisu se zobrazí také pole Příloha, do něhož můžete pomocí tlačítka Přiložit přikládat k poznámce přílohy (podrobnosti o práci s přílohami a přehledu všech příloh daného projektu naleznete v kapitole 13).

Po dopsání textu je třeba tlačítkem Uložit poznámku k úkolu v nástrojové liště okna úkolu poznámku uložit.

V horní části okna se po uložení první poznámky zobrazí sestava Poznámky úkolu, přehledně v ní uvidíte jednotlivé uložené poznámky, včetně času uložení a autora poznámky, případně přiložené přílohy. Poznámky, které k úkolu zapsal někdy jiný než vy, resp. jiný než právě přihlášený uživatel, např. vedoucí projektu, jsou odlišovány světle fialovou barvou.


PIC

Obrázek 6.8: Poznámky k úkolu

Dvojitým kliknutím na již uloženou poznámku zobrazíte okno s podrobnostmi poznámky, ve kterém můžete otvírat přiložené přílohy. Poznámku, jejímž jste autorem, zde můžete dodatečně upravit. Tlačítkem Odstranit poznámku pak je možné poznámku odstranit.


PIC

Obrázek 6.9: Okno s podrobnostmi poznámky

Poznámka, kterou neuložíte, se nebude v sestavě zobrazovat a ostatní uživatelé mající přístup k danému úkolu ji neuvidí. Dokončením úkolu, viz dále, dojde k automatickému uložení rozepsané poznámky.

Dokončení práce na úkolu

Když je práce na úkolu dokončena, můžete jej označit jako splněný pomocí nabídek u tlačítka pro změnu stavu úkolu v nástrojové liště (tlačítko s ikonkou zelené fajfky, v označení tlačítka se zobrazuje naposledy použitá volba, která zůstává aktivní) nebo pomocí podnabídek u volby Záznam/Změnit stav, případně voleb v místní nabídce nad označeným úkolem v sestavě. Těmito volbami dochází k přepínání hodnot v poli Stav úkolu, které naleznete v levé části stavového řádku okna úkolu a které je pro snažší orientaci barevně odlišeno podle jednotlivých stavů úkolu. (Podrobný přehled operací pro změnu stavu úkolů a stavů, kterých může úkol nabývat, naleznete na konci kapitoly v sekci Přehled operací pro změnu stavů úkolu.)

Volby, které vám aplikace pro označení úkolu za splněný nabídne, jsou závislé na konfiguraci schvalování úkolů v projektu, do kterého daný úkol patří, viz kapitola 4, sekce Schvalování úkolů projektu.

Při standardním nastavení projektů je automaticky jako schvalovatel úkolů nastaven vedoucí projektu a pro označení úkolu za splněný můžete použít volbu Odevzdat úkol. Úkol se přepne do stavu Čeká na schválení (s oranžovým zvýrazněním) a jeho stav budou moci dále měnit pouze vedoucí projektu, případně pověření schvalovatelé úkolů, což bude podrobněji vysvětleno dále v sekci Schvalování úkolů.

Pokud je v projektu nastaveno nestandardní schvalování a daný úkol nemá určeného schvalovatele, můžete označit úkol za splněný volbou Dokončit úkol. Takto označenému úkolu se bude v poli Stav zobrazovat konečná hodnota Dokončen (se zeleným zvýrazněním), bude tímto uzamčen a nebudete moci dále měnit údaje v něm uvedené.

Jestliže budete chtít upravit údaje či znovu pracovat na již dokončeném úkolu, který není nutné schvalovat, a u kterého jste uvedeni jako vlastník, můžete ho odemknout (přepnout zpět do stavu Nesplněn) volbou Znovu otevřít úkol, kterou naleznete u tlačítka pro vracení stavu úkolů (tlačítko s ikonkou červeného křížku, viz obrázek 6.22), případně v podnabídce volby Záznam/Vrátit stav. Zde se vám bude nabízet také volba Zrušit úkol, kterou můžete použít při přehodnocení potřeby na úkolu pracovat. Úkol bude v takovém případě přepnut do stavu Zrušen (s červeným zvýrazněním).

TIP

Protože splněné i zrušené úkoly ze sestavy Úkoly k udělání automaticky zmizí, je třeba pole Výsledky vyplnit dříve, než označíte úkol za splněný, resp. zrušený. To samé platí o poli Skutečný konec.

Skupinový úkol lze označit za splněný, případně zrušit, pokud jsou dokončeny všechny jeho podúkoly nebo pokud všechny jeho nedokončené podúkoly mají stejné zapisovatele i schvalovatele jako rodičovský úkol. Označením skupinového úkolu za splněný, resp. zrušený, jsou automaticky označeny za splněné, resp. zrušené i tyto nedokončené podúkoly. Ke snadnější evidenci podúkolů slouží v okně skupinového úkolu záložka Podúkoly, kde jsou k dispozici pole Vlastník, Skutečný konec a Stav úkolu za jednotlivé podúkoly.


PIC

Obrázek 6.10: Evidence podúkolů

Na této záložce si můžete rovněž všimnout, že splněné úkoly jsou v aplikaci graficky odlišovány. Jejich název je napsán kurzívou a za ním následuje ještě ikonka fajfky. Hotové úkoly jsou tak symbolicky „odfajfkovány“.

Přehled o svých úkolech, na kterých již byla práce ukončena, získáte v sestavě Dokončené úkoly, kterou naleznete ve složce Moje práce v navigačním panelu. Tato sestava je seskupena podle stavů úkolů do následujích seskupení:

  • Čeká na schválení –Stav úkolu, zde naleznete úkoly, které jste odevzdali ke schválení, a které dosud nebyly schválené;
  • Dokončen –Stav úkolu, zde naleznete úkoly, které schvalovatelé již schválili nebo úkoly, které byly označeny jako dokončené;
  • Zrušen - Stav úkolu, zde naleznete úkoly zrušené.

PIC

Obrázek 6.11: Sestava Dokončené úkoly

Ve výchozím nastavení v ní přehledně vidíte své dokončené úkoly (úkoly pro výchozí zdroj právě přihlášeného uživatele) ze všech projektů. Pomocí parametrů Patří do a Vlastník je možné si v ní filtrovat záznamy obdobně jako v sestavě Úkoly k udělání.

Zapisování informací o čase, od kterého je možné plánovat úkoly

Při průběžném zapisování informací o plnění úkolu je vhodné udržovat v aktuálním stavu i informace o čase, do kterého byl postup v práci za daný zdroj zaznamenán, resp. o čase, od kterého je možné plánovat automaticky plánované úkoly daného zdroje.

Při automatickém plánování úkolů (podrobnosti v kapitole 5 Plánování úkolů) systém v algoritmu pro stanovení začátku práce na úkolu využívá hodnotu pole Plánovat od u zdroje, kterému byl úkol přiřazen. Toto pole naleznete na okně s detaily zdroje, viz kapitola 15, sekce Správa zdrojů.

K udržování reálné hodnoty tohoto pole a tím pádem i aktuálního stavu plánu projektu slouží tzv. posouvání času. Posunutím času po zapsání průběhu práce na úkolu zajistíte, že plán projektu, resp. automaticky naplánované vám přiřazené úkoly, se přeplánují k aktuálnímu času a podle zapsaného postupu vaší práce.

Posouvání času je možné, podle používaných funkcionalit a nastavení zdrojů, provádět následujícími způsoby:

  • Pokud jsou pro výchozí zdroj právě přihlášeného uživatele generovány výkazy práce a tento výchozí zdroj k vykazování práce používá stopky, je čas, od kterého se plánují automaticky plánované úkoly tohoto zdroje, posouván automaticky (do pole Plánovat od je automaticky zapisován čas posledního použití stopek).
  • Pokud jsou pro výchozí zdroj právě přihlášeného uživatele generovány výkazy práce a tento zdroj k vykazování práce nepoužívá stopky, může k posunutí času použít tlačítko Přeskočit, které je součástí ovládacích tlačítek pro vykazování času pomocí stopek, viz obrázek 10.12 (do pole Plánovat od je automaticky zapsán čas posledního použití tohoto tlačítka).
  • Pokud pro výchozí zdroj přihlášeného uživatele nejsou generovány výkazy práce, může tento zdroj k posunutí času použít akci Posunout můj čas, kterou nalezne pod nabídkou Upravit/Více (do pole Plánovat od bude zapsán čas posledního použití tohoto tlačítka).
  • K posunutí času za zdroje, které byly právě přihlášenému uživatele přiřazeny, ale nejsou jeho výchozí, případně za zdroje, u nichž je právě přihlášený uživatel uveden jako vedoucí, může použít tlačítko Posunout čas na nástrojové liště v okně s podrobnostmi daného zdroje, případně sestav zobrazujích zdroje, viz obrázek 15.3. Správce pracovní skupiny může toto tlačítko použít k posunutí času za libovolný zdroj (do pole Plánovat od bude zapsán čas posledního použití tohoto tlačítka).
TIP
Posouvání času můžete provádět průběžně po každém zápisu informací o průběhu plnění úkolu nebo pravidelně ve stanovenou dobu, např. jednou denně či jednou za týden. Při průběžném posouvání času budete mít přehled o aktuálních termínech vám přiřazených automaticky plánovaných úkolů. Při posouvání času, případně i zapisování informací o průběhu plnění úkolu např. jednou za týden, pak budete mít po dobu tohoto týdne k dispozici informaci o tom, jaký byl původní plán těchto úkolů.

Upozornění na neposunutý čas

Správce pracovní skupiny může při konfiguraci upozornění nastavit zasílání upozornění na neposunutí času, pokud k posunutí času nedojde delší než stanovenou dobu.

Tato upozornění naleznete u ikonky Instant Teamu v systémové liště počítače, případně můžete být též upozorňováni e-mailovými zprávami, viz kapitola 2, sekce Upozornění na vybrané události a kapitola 3, sekce Správa uživatelského účtu.

Dosažený pokrok

Vedoucí projektů mohou sledovat vývoj plnění projektů pohodlně ve dvou sestavách, které jsou určeny právě jim, a to buď v sestavě zobrazující dosažený pokrok na úrovni úkolů ve vybraném projektu nebo v sestavě poskytující údaje za všechny projekty dohromady.

V sestavě Dosažený pokrok na záložce Harmonogram v okně projektu vidí sumarizovaně za projekt i na úrovni jednotlivých úkolů pokrok, kterého bylo v práci na jednotlivých úkolech dosaženo, a může tento pokrok porovnávat s usilím, které bylo vynaloženo na jeho dosažení.

Ve sloupci Dosažený pokrok se zobrazuje suma práce, která by měla podle původního odhadu pracnosti (sloupec Plánovaná práce) a vzhledem k zaznamenanému procentu dokončenosti úkolu (sloupec Hotovo z) již hotova.

Ve sloupci Skutečná práce je vidět práce, která byla k dokončení dané části úkolu skutečně vynaložena (byla dosud k danému úkolu vykázána v položkách výkazů práce).

Hodnoty se sloupci Odchylka v pokroku v % jsou založeny na porovnání dosaženého pokroku a skutečně vynaložené práce. Zeleně označené hodnoty signalizují, že úsilí vynaložené na dosud dokončenou část úkolu odpovídá plánu, resp. že k dosažení daného pokroku bylo třeba méně práce, než bylo původně plánováno. Červeně označené hodnoty naopak signalizují, že k dosažení daného pokroku bylo potřeba více práce, než byl původní odhad. Žluté hodnoty odpovídají odchylce v rámci 10 procent nad původní odhad pracnosti. Sloupec Odchylka v pokroku pak zobrazuje absolutní hodnotu velikosti odchylky.

V pravé části tabulky pak vedoucí projektů formou sloupcového grafu vidí, jak se v průběhu času vyvíjel odhad pracnosti úkolů, které zbývá dokončit, opět v porovnání s vynaloženým úsilím.

Kladné hodnoty sloupce Pokrok reprezentují úkoly dokončené nebo úkoly, u kterých byl odhad pracnosti snížen. Záporné hodnoty naopak reprezentují úkoly nově naplánované a ty, u nichž byl odhad pracnosti naopak zvýšen.


PIC

Obrázek 6.12: Sestava Dosažený pokrok

Období, kdy se projekt rozplánovává, tak většinou začíná velkým záporným pokrokem, protože vznikají nové úkoly a je odhadována jejich původní pracnost. V průběhu projektu by již pokrok měl být kladný a mělo by mu odpovídat množství vynaložené práce zdrojů do projektu zapojených. Jestli tomu tak skutečně je, napoví vedoucímu projektu právě tato sestava.

Pomocí parametru Vlastník je možné si zobrazit úkoly pouze jednoho vybraného vlastníka. Obdobně jako v sestavě Vytížení zdrojů je možné měnit detail i zobrazený úsek hodnotové linky.

Pokud chcete dosažený pokrok sledovat a analyzovat za více projektů najednou, můžete použít sestavu Dosažený pokrok ve složce Portfolio projektů. Tato sestava obsahuje stejné údaje jako sestavy v oknech jednotlivých projektů a můžete si v ní pomocí parametrů zobrazit např. pouze otevřené projekty konkrétního vedoucího, projekty se stejným barevným označením či úkoly konkrétního vlastníka ze všech projektů.

Pokrok lze analyzovat také v sestavě Skutečnost na záložce Harmonogram v oknech jednotlivých projektů nebo v obdobné sestavě Skutečnosti ve složce Portfolio projektů. V nich se u úkolů a sumarizovaně za projekty ukazují původní odhady pracnosti (sloupec Plánovaná práce), odhad zbývající práce (sloupec Zbývající práce), procento dokončenosti (sloupec Hotovo z), tzv. kombinovaný čas započetí a dokončení práce na úkolu (sloupce Kombinovaný začátek a Kombinovaný konec) a suma práce potřebná ke splnění úkolu (sloupec Kombinovaná práce). V pravé části sestav je k dispozici Ganttův diagram zobrazující skutečný průběh projektu.


PIC

Obrázek 6.13: Sestava Skutečnosti

POZNÁMKA
Kombinovaný čas práce na úkolech Za „kombinovaný začátek“ práce na úkolu se považuje hodnota pole Skutečný začátek, pokud není vyplněna, bere se hodnota pole Začátek. Za „kombinovaný konec“ práce na úkolu je považována hodnota pole Skutečný konec, pokud není vyplněna, bere se hodnota pole Konec. U dokončených úkolů jsou tedy jako kombinovaný čas započetí a dokončení práce na úkolu brány hodnoty polí Skutečný začátek a Skutečný konec, u nezapočatých úkolů polí Začátek a Konec a u započatých a ještě nedokončených úkolů hodnoty polí Skutečný začátek a Konec.

Za pracnost úkolu se v poli Kombinovaná práce považuje suma vykázaného času v položkách výkazů práce (hodnota pole Skutečná práce) v součtu s odhadem zbývající práce (hodnota pole Zbývající práce).

Přeplánování projektu

Jakmile je některý úkol dokončen dříve či naopak později, než bylo plánováno, nebo je změněn odhad jeho pracnosti, stane se původní plán neaktuálním a je třeba jej přeplánovat. Většinou jde o dosti nepopulární a velmi pracnou činnost vedoucích projektů.

Instant Team vám však dokáže většinu této práce ušetřit.

Úprava předpokládaného dokončení úkolu na základě změny odhadu pracnosti

Pokud se změní odhad pracnosti úkolu, změní se patřičně automaticky i datum plánovaného dokončení úkolu. Při zkrácení odhadu se přirozeně nastaví dřívější datum, při prodloužení odhadu pak datum pozdější. Podmínkou pochopitelně je, aby se odhad změnil o podstatnou hodnotu, jinak zůstane datum plánovaného dokončení stejné.

Výše popsaným způsobem to funguje u ručně i automaticky plánovaných úkolů. Jedinou výjimkou zůstávají ručně plánované úkoly, které již podle plánu měly začít. Těm se při snížení odhadu pracnosti naopak neposunuje datum plánovaného dokončení, ale plánovaný začátek na pozdější datum.

Úprava předpokládaného započetí úkolů automaticky plánovaných při změně plánu nebo dokončení jeho předchůdce

Mnohem podstatnější úspora práce se týká úkolů automaticky plánovaných do volné kapacity nebo na co nejdříve. Ty se automaticky přeplánují při každé změně plánu některého svého předchůdce. Automaticky plánované úkoly do volné kapacity se stejně tak přeplánují při změně plánu předcházejícího automaticky plánovaného úkolu stejného vlastníka a při změně kapacity rezervované pro ručně plánované úkoly.

Stručně řečeno, automaticky plánované úkoly se snaží mít v každém okamžiku aktuální plán.

Výhodou je, že plán projektu tak zůstává aktuální vlastně pořád a nejenom třeba jednou za týden či dokonce za měsíc, kdy si vedoucí projektu vyhradí čas k ručnímu přeplánování.

Směrný plán

V průběhu trvání projektu se aktuální plán může výrazně odchýlit od plánu počátečního. K analýze takových situací (porovnání aktuálního plánu projektu se stavem, ve kterém byl plán projektu kdykoliv v minulosti) slouží směrné plány.

Ty vám umožní porovnat aktuální plán projektu se stavem, ve kterém byl plán projektu kdykoliv v minulosti. Je totiž možné si kdykoliv stav plánu projektu uložit, konkrétně předpokládané započetí a skončení jednotlivých úkolů, pracnost, náklady a rozpracovanost projektu (uloží se do polí Uložený začátek, Uložený konec, Uložená pracnost, Uložené náklady a Uložená rozpracovanost dnes). Systém do směrných plánů automaticky ukládá podobu plánu v okamžiku aktivace projektu (viz sekce Životní cyklus projektu v kapitole 4).

Směrné plány se ukládají na okně projektu pomocí tlačítka Uložit směrný plán v nástrojové liště nebo nabídky Záznam/Uložit směrný plán. Tato činnost je vyhrazena vedoucím projektů, případně správcům pracovní skupiny.

Při uložení se otevře editační okno s kolonkou Poznámka k uložení, do které můžete zapsat poznámku k právě ukládanému směrnému plánu. Tato poznámka bude spolu s označením autora a dobou uložení sloužit k identifikaci daného uložení.

V poli Scénář můžete k vybraným směrným plánům přiřadit také některé z předpřipravených označení, tzv. scénář uložení. Toto označení bude reprezentovat konkrétní uloženou podobu projektu a při analýze průběhu projektu vám usnadní orientaci mezi uloženými směrnými plány. Pomocí scénářů je vhodné označovat zejména klíčové podoby plánů, např. plán projektu po schválení či po revizi, podrobnosti o vytváření scénářů uložení naleznete v kapitole 15, sekce Scénáře pro ukládání podob plánů projektů.


PIC

Obrázek 6.14: Uložení směrného plánu

UPOZORNĚNÍ
Jestliže v pracovní skupině není vytvořen žádný scénář uložení, pole s možností výběru scénáře se ve směrných plánech projektů nezobrazují.

Porovnání aktuálního plánu projektu s uloženým směrným plánem si můžete zobrazit na záložce Harmonogram v okně projektu, na podzáložce Směrný plán/Přehled.


PIC

Obrázek 6.15: Směrný plán v projektu

Zde jsou formou měřidel zobrazeny odchylky času, pracnosti, nákladů a odchylka rozpracovanosti dnes. Barevně je u nich rozlišeno, jestli je aktuální očekávání lepší než uložený plán (zeleně), v rámci 10% odchylky (žlutě) či nad tuto odchylku (červeně).

POZNÁMKA

Stanovení rozpracovanosti projektu Za rozpracovanost projektu se považuje procentuální vyjádření práce, kterou je třeba ještě na dokončení projektu podle plánu vynaložit, vypočítává se jako 100% mínus procento dokončenosti projektu (hodnota pole Hotovo z). Např. 60% rozpracovanost dnes znamená, že k dnešnímu dni je třeba ještě na dokončení projektu vynaložit šedesát procent plánované práce. Odchylka rozpracovanosti dnes např. 10% pak vypovídá o tom, že je třeba k dnešnímu dni na dokončení projektu vynaložit o deset procent práce více, než bylo původně plánováno.

Historie uložení směrných plánů

Na historii uložených směrných plánů se můžete podívat na okně, které otevřete tlačítkem Historie …. Můžete zde vidět vývoj uloženého plánu projektu v čase, včetně autora a přesného času uložení jednotlivých směrných plánů i poznámek k nim zapsaných.


PIC

Obrázek 6.16: Podokno historie projektu

Dvojitým kliknutím na vybrané uložení či volbou Podrobnosti... z místní nabídky nad vybraným řádkem otevřete editační okno, ve kterém můžete zpětně k danému uložení směrného plánu doplnit či upravit poznámku nebo mu přiřadit scénář (viz obrázek 6.14 výše).

V místní nabídce nad řádkem s označeným uložením naleznete také volbu Odstranit uložení projektu, díky které můžete vybrané uložení směrného plánu odstranit.

Verzi směrného plánu, se kterým je aktuální plán porovnáván, můžete snadno změnit výběrem konkrétního scénáře uložení v poli Směrný scénář. Pokud nezvolíte nebo nemáte k dispozici žádný scénář, můžete aktuální plán porovnávat s libovolnou vybranou starší verzí uložení, kterou zvolíte v poli Aktivní uložení.

TIP

V sekci Skutečnost můžete pomocí pole Aktivní scénář vybrat uložený směrný plán, který bude v porovnání považován za aktuální hodnoty a porovnávat tak dva směrné plány mezi sebou.

Směrné plány pro jednotlivé úkoly

Ukládání směrných plánů se vždy týká celého projektu. Na záložce Směrný plán v okně s podrobnostmi úkolu však můžete vidět, jak si v porovnání s vybraným směrným plánem, resp. scénářem, stojí konkrétní úkol.

Na této záložce naleznete porovnání aktuálního stavu úkolu s uloženými hodnotami tohoto úkolu ve zvoleném směrném plánu projektu, přehledně zde také vidíte měřidla s jednotlivými odchylkami i celou historii ukládaných hodnot pro daný úkol.


PIC

Obrázek 6.17: Směrný plán pro úkol

UPOZORNĚNÍ
Záložka Směrný plán se zobrazuje pouze u úkolů patřících do aktivních projektů, resp. do projektů, pro které byl směrný plán uložen.

Analýzy směrných plánů

V Instant Teamu pak dále existují dva typy sestav se směrnými plány, ve kterých uvidíte srovnání aktuálního plánu oproti vybranému směrnému plánu podle jednotlivých typů odchylek. Jeden typ sestav poskytuje údaje na úrovní úkolů v kontextu jednotlivých projektů, druhý typ sestav přehledně zobrazuje údaje na úrovni projektů.

Pokud se chcete podívat, který konkrétní úkol způsobuje některou z odchylek projektu, můžete použít odpovídající sestavu, resp. podzáložku na záložce Směrný plán v okně projektu.

Na podzáložce Čas jsou k dispozici údaje pro detailní časovou analýzu projektu a jeho úkolů - odchylka celkového času vyjádřená v procentech, odchylka celkového času i odchylky začátků a konců jednotlivých úkolů vyjádřené absolutní hodnotou a porovnání aktuálních a směrných hodnot. V pravé části sestavy jsou pak skutečnost i směrný plán zobrazeny formou Ganttova diagramu (zelenomodré obdélníčky znázorňují směrný plán), zároveň se zde zobrazují údaje o dokončenosti jednotlivých úkolů.


PIC

Obrázek 6.18: Analýza časových odchylek úkolů projektu

K detailnímu sledování odchylek pracnosti, nákladů a rozpracovanosti dnes slouží podzáložky Pracnost, Náklady a Rozpracovanost dnes, které v jednoduchých tabulkových sestavách zobrazují odchylky a směrné i aktuální hodnoty odpovídajících polí.


PIC

Obrázek 6.19: Analýza odchylek v pracnosti úkolů projektu

Ve složce Portfolio projektů v navigačním panelu pak naleznete obdobnou sadu sestav poskytujících přehled jednotlivých odchylek za všechny projekty dohromady: sestavy Analýza časových odchylek, Analýza odchylek nákladů, Analýza odchylek v pracnosti a Analýza odchylek rozpracovanosti dnes.


PIC

Obrázek 6.20: Analýza časových odchylek za projekty

Pomocí parametrů v nástrojových lištách sestav si můžete upravit zobrazování projektů a analyzovat tak jednotlivé odchylky zpětně u již dokončených projektů, u projektů vybraných vedoucích projektů, případně za libovolné vybrané projekty, kterým jste přidělili stejné barevné označení.

POZNÁMKA

Barevné označování hodnot odchylek Jednotlivé odchylky jsou v sestavách zobrazovány i v absolutních hodnotách. Jestliže aktuální hodnoty vybraného pole jsou menší než uložené směrné hodnoty tohoto pole a jejich rozdíl při výpočtu odchylky dosáhne záporné hodnoty, je takováto odchylka v sestavách označena červenou barvou, viz např. situace na obrázku 6.20, kdy jeden z projektů má skončit dříve, než bylo původně plánováno.

Schvalování úkolů

Jak již bylo zmíněno dříve, u úkolů ze standardních projektů s nastaveným schvalováním, které byly označené jako splněné, se jejich stav změní na hodnotu Čeká na schválení. Na tyto úkoly určené ke schválení je pak uživatel pověřený schvalováním daných úkolů (viz kapitola 4, sekce Schvalování úkolů projektu) informován upozorněními u ikonky Instant Teamu v systémové liště počítače, případně e-mailovými zprávami. Kliknutím na řádek s vybraným upozorněním otevře okno s podrobnostmi úkolu, viz obrázek 2.53.

Podrobnosti o těchto upozorněních naleznete v kapitole 2, sekce Upozornění na vybrané události a v kapitole 3, sekce Správa uživatelského účtu.

Odevzdané úkoly si mohou schvalovatelé zobrazovat i v sestavě Úkoly k udělání, v seskupení nazvaném Čeká na schválení – Naléhavost. Volbami u parametru Vlastník ve formátovací liště této sestavy si mohou filtrovat úkoly jednotlivých vlastníků, jejichž úkoly mají schvalovat (viz obrázek 6.5).

Z nabídky u tlačítek pro změnu stavu úkolu v nástrojové liště, z podnabídky u voleb Záznam/Změnit stav nebo Záznam/Vrátit stav, případně obdobných voleb v místní nabídce nad označeným záznamem pak může schvalovatel vybrat některou z možností a určit tím, jak bude s úkolem nakládáno dále. (Přehled všech stavů úkolů a operací, které přepínají stavy úkolů, naleznete v tabulkách dále.)


PIC

Obrázek 6.21: Tlačítko pro změnu stavu úkolu

Samotné schválení úkolu provede výběrem volby Schválit úkol, tímto bude úkol přepnut do stavu Dokončen (se zeleným zvýrazněním).

Nabízejí se mu i další volby:

Volbu Odmítnout úkol u nabídky tlačítka pro vracení stavu úkolu je vhodné nastavit v případě, že nesouhlasí s tím, že je úkol dokončen. Úkol se pak ve stavu Odmítnut (s fialovým zvýrazněním) znovu objeví v nedokončených úkolech a v sestavě Úkoly k udělání bude patrné, že jde o odmítnutý úkol. V takovém případě je vhodné zapsat i nějaké vysvětlení odmítnutí do pole Výsledky, případně dát jiným způsobem vlastníkovi najevo důvod odmítnutí. Odmítnout schválení podůkolu je možné pouze do doby, než je dokončen, resp. schválen rodičovský úkol.

Vlastník úkolu bude zároveň prostřednictvím upozornění u ikonky v systémové liště informován o tom, že jeho odevzdaný úkol nebyl schválen, ale odmítnut.


PIC

Obrázek 6.22: Tlačítko pro vracení stavu úkolu

Volbu Zrušit úkol je vhodné použít tehdy, pokud už na úkolu není třeba pracovat, ale dokončen nebyl. Pouze potřeba jeho vykonání byla přehodnocena. Alternativou je samozřejmě úkol zcela odstranit, ale nastavením stavu na Zrušen se dosáhne podobného výsledku a v systému takový úkol zůstane, takže je zpětně dohledatelný.

Tato volba u skupinového úkolu zruší i všechny nedokončené podůkoly, pokud mají stejného schvalovatele, resp. zapisovatele jako rodičovský úkol.

Zrušené úkoly je možné si zobrazovat v sestavě Všechny úkoly, jsou odlišovány červeným zvýrazněním.

Dokončené či zrušené úkoly mohou schvalovatelé v případě potřeby znovu otevřít volbou Odmítnout úkol. V případě, že je schvalovatel úkolu zároveň vlastník tohoto úkolu, může použít volbu Znovu otevřít úkol (úkol bude vrácen do stavu Nesplněn).

Nastavení stavu úkolu má také dopad na přístupová práva k úkolům. Platí totiž, že úkoly ve stavu Zrušen nebo Dokončen jsou považovány za zamknuté a nemůže je již měnit vlastník úkolu, resp. zapisovatel výsledků úkolů, ale pouze schvalovatel, a to pouze do doby, než je uzamknut celý projekt, do kterého úkoly patří (viz kapitola 4, sekce Životní cyklus projektu). Je tak zabráněno jakýmkoliv zpětným manipulacím s nimi.

Přehled operací pro změnu stavů úkolu

Pole Stav úkolu nabývá postupně podle průběhu práce na úkolu různých hodnot. Tyto hodnoty nelze měnit přímo v poli Stav úkolu, ke změně stavu úkolu slouží, jak již bylo zmíněno výše, volby u tlačítek a nabídek pro změnu stavu úkolů.

Dostupnost jednotlivých voleb pro přepínání stavů úkolu zavisí na aktuálním stavu, ve kterém se úkol právě nachází, na nastavení schvalování (podrobnosti viz kapitola 4, sekce Schvalování úkolů projektu) a přebírání úkolů v projektu (podrobnosti viz výše v sekci Sestava Úkoly k udělání a v kapitole 4, sekce Přebírání úkolů projektu), na roli uživatele v týmu projektu, případně na nastavení zdroje vlastníka úkolu.

Informace o historii změn stavu konkrétního úkolu naleznete v nápovědě nad aktuální hodnotou stavu úkolu, která se zobrazuje v levé části stavového řádku v okně s podrobnostmi úkolu. Po posečkání myší nad touto hodnotou se zobrazí stručný přehled s údaji, kdo, kdy a jak měnil stav úkolu.


PIC

Obrázek 6.23: Historie změn stavu úkolu

Následující tabulky přehledně zobrazují operace pro změny stavu úkolu a možné posloupnosti stavů, kterými může úkol projít. Zároveň poskytují informaci o tom, kteří uživatelé mohou dané volby provádět.

Znázornění posloupností stavů pro úkoly, u kterých není třeba schvalovat jejich plnění, tj. pro úkoly, které nemají nastavené schvalovatele nebo patří do projektu bez schvalovatele:





OPERACE LZE POUžíT VE STAVU PřEPNE DO STAVU DOSTUPNá PRO UžIVATELE




Dokončit úkol nesplněn (výchozí), převzat, odmítnut dokončen (konečný) zapisovatel, vedoucí projektu, vedoucí vlastníka úkolu,




Zrušit úkol nesplněn (výchozí), převzat, odmítnut zrušen (konečný) zapisovatel, vedoucí projektu, vedoucí vlastníka úkolu,




Odmítnout úkol dokončen, zrušen odmítnut zapisovatel, vedoucí projektu, vedoucí vlastníka úkolu,




Převzít úkol odmítnut převzat zapisovatel




Znovu otevřít úkol dokončen, zrušen nesplněn zapisovatel




Znázornění možných posloupností stavů pro úkoly ze standardních projektů s nastaveným schvalováním úkolů (typicky vedoucí projektu, případně další vybraní uživatelé):





OPERACE LZE POUžíT VE STAVU PřEPNE DO STAVU DOSTUPNá PRO UžIVATELE




Odevzdat úkol nesplněn (výchozí), převzat, odmítnut čeká na schválení zapisovatel




Odmítnout úkol čeká na schválení, zrušen, dokončen odmítnut vedoucí projektu, vedoucí vlastníka úkolu, schvalovatel




Převzít úkol odmítnut převzat zapisovatel




Schválit úkol čeká na schválení dokončen (konečný) vedoucí projektu, vedoucí vlastníka úkolu, schvalovatel




Dokončit úkol nesplněn, převzat, odmítnut dokončen (konečný) vedoucí projektu, vedoucí vlastníka úkolu, schvalovatel




Zrušit úkol nesplněn, převzat, odmítnut zrušen (konečný) vedoucí projektu, vedoucí vlastníka úkolu, schvalovatel




Znovu otevřít úkol dokončen, zrušen nesplněn zapisovatel, jenž je zároveň schvalovatel




Následující tabulka znázorňuje počáteční posloupnost stavů úkolů v projektu s přebíráním úkolů:





OPERACE LZE POUžíT VE STAVU PřEPNE DO STAVU DOSTUPNá PRO UžIVATELE




Převzít úkol čeká na převzetí (výchozí) převzat zapisovatel