📞 271 721 255

Uživatelská příručka

Kapitola 1 - Úvod

V této kapitole:

Tato podrobná uživatelská příručka vám pomůže efektivněji využít všech možností aplikace Instant Team společnosti Heaven Industries.

Instant Team umožňuje projektovým týmům, malým i velkým, zvýšit výkonnost díky efektivní podpoře plánování, sledování, měření a analýzy projektových činností. Tato kniha pokrývá vše, co potřebujete o práci s aplikací Instant Team vědět. Od administrace uživatelů přes používání aplikace pro naplánování a pozdější sledování projektů až po přizpůsobení aplikace vašim specifickým potřebám.

Komu je určena tato kniha?

Příručka je primárně určena uživatelům služby Instant Team Hosted, kterou poskytuje společnost Heaven Industries přes internet. Stejně tak ale poslouží i společnostem, které Instant Team provozují samy na svém technickém zařízení.

Moduly aplikace

Základní stěžejní funkcionalita Instant Teamu je určena pro řízení projektů. Aplikace zároveň obsahuje dva nepovinné moduly, které si mohou uživatelé sami dle potřeby zaktivnit. Prvním z nich je funkcionalita Řízení vztahů se zákazníky, která umožní i rozšířené použití aplikace v oblasti řízení projektů. Druhou je funkcionalita Řízení podpory a udržby, která je koncipována jako nadstavba Řízení vztahů se zákazníky.

Všechny tři moduly jsou popisovány v samostatných částech.

Licenční úrovně

Aplikace Instant Team je dostupná ve třech licenčních úrovních. Velká část knihy popisuje všechny možnosti Instant Teamu, které jsou k dispozici v licenční úrovni Standard. Všechny informace zde uvedené jsou plně aplikovatelné i v licenčních úrovních Professional a Architect.

V samostatných částech jsou pak popsány možnosti přizpůsobení a nastavení aplikace dostupné pouze uživatelům s licenční úrovní Professional a vybrané možnosti pro uživatele používající licenční úroveň Architect.

Verze 6.8.3

Instant Team je nepřetržitě dále vylepšován. Nové funkce vznikají a někdy i některé zaniknou. Tato příručka popisuje funkcionalitu podle verze 6.8.3.

Textové konvence

V následujícím textu je použito několik speciálních konvencí, které by vám měly pomoci rychleji se v knize zorientovat.

Tipy

Tipy vám poskytnou rychlou radu, jak aplikaci používat efektivněji.

TIP

Heslo si může každý uživatel kdykoliv po přihlášení změnit přes nabídku Nástroje/Účet... a tlačítko Změnit... Doporučte svým uživatelům tuto akci provést ihned po prvním přihlášení s heslem, které jim nastavíte vy.

Poznámky

Poznámky vám zprostředkují techničtěji zaměřené tipy jak Instant Team používat. Tyto texty nemusíte číst, ale některým uživatelům mohou zde uvedené podrobné informace pomoci.

POZNÁMKA

Instant Team a technologie tlustého klienta Instant Team je takzvanou klient/server aplikací využívající technologii tlustého klienta.

To na jedné straně znamená, že práce s aplikací se velmi podobá práci s běžnými Windows aplikacemi, a je tak mnohem uživatelsky přívětivější a komfortnější než běžné internetové aplikace. Na druhou stranu je však potřeba na počítače uživatelů nejprve nainstalovat klienta Instant Teamu.

K instalaci slouží malý samoinstalační soubor, který si můžete kdykoliv stáhnout ze stránek služby Instant Team. Podrobné instrukce naleznete v potvrzení své registrace.

Upozornění

Upozornění vám vysvětlí potenciálně negativní důsledky nějaké operace či akce, zvláště pokud mohou mít vážné nebo přímo katastrofální následky, jako je ztráta či nekonzistence dat.

UPOZORNĚNÍ

Neměňte internetovou adresu uvedenou v poli Server. Při instalaci klienta se zde nastaví adresa serveru služby Instant Team Hosted, případně vašeho serveru Instant Teamu, takže když tuto adresu změníte, nepodaří se vám přihlásit, dokud původní hodnotu nevrátíte.

Struktura příručky

Příručku můžete číst celou postupně od začátku až do konce, nebo si vybrat jen některé pro vás důležité kapitoly. Jejich následující stručný popis by vám ve výběru mohl pomoci:

První kapitolu, Úvod, už jste téměř dočetli. Představila vám, co můžete od této příručky očekávat a jak se v ní orientovat.

Ve druhé kapitole, Začínáme, se podrobně seznámíte s principy ovládání Instant Teamu. Dozvíte se, jak se v Instant Teamu pohybovat, kde získat v systému pomoc a jak pracovat s databázemi, záznamy a sestavami.

V kapitole Správa uživatelů je popsáno, jak mohou správci pracovní skupiny zavádět do pracovní skupiny další uživatele a jak ji spravovat, všichni uživatelé Instant Teamu se pak dozvědí, jak mohou spravovat a přizpůsobovat své uživatelské účty.

Část příručky nazvaná Projektové řízení obsahuje kapitoly věnované jak samotnému řízení projektů, tak souvisejícím funkcionalitám, které můžete při řízení projektů využít, jako je například vykazování práce či plánování pracovních schůzek a absencí.

V kapitole Projekty se seznámíte s tím, jak založit projekt, jak nakonfigurovat jeho vlastnosti, i s tím, jak jsou v Instant Teamu nastavena práva uživatelů uvedených v projektových týmem.

Následující kapitola, Plánování úkolů, vám ukáže, jak pro projekt vytvořit rozpis úkolů projektu (Work Breakdown Structure) a jak k tomu využít ruční nebo automatické vytěžování zdrojů. Je tu popsána práce s předchůdci a následníky úkolů i analýza kritické cesty v projektu. Tato kapitola je zaměřena na uživatele, kteří jsou uvedeni jako vedoucí projektů.

V kapitole Sledování úkolů je pak popsáno, jak se členové projektových týmů dozvědí o svých úkolech, jakým způsobem mohou vedoucím projektů podávat informace o postupech práce na těchto úkolech a jak naopak vedoucí projektů mohou tento postup nejlépe analyzovat. Dozvíte se také, jak udržovat plán projektu stále aktuální a jakým způsobem mohou vedoucí projektu schvalovat dokončení jednotlivých úkolů. V neposlední řadě je tu popsána i práce se směrnými plány.

Kapitoly Šablony projektů a Import projektů vás seznámí s postupy, jak vytvářet a používat šablony projektů a jak pomocí předpřipraveného importního předpisu naimportovat do Instant Teamu projektová data z aplikace MS – Project.

Kapitola Plánování absencí popisuje způsob, jakým mohou uživatelé Instant Teamu snadno plánovat své absence, a jakým jsou tyto absence zahrnuty do vytěžování zdrojů při automatickém plánování projektů.

Kapitola Výkazy práce obsahuje popis zakládání a vyplňování výkazů práce (timesheets). Naučíte se, jak používat Instant Team pro zpětné nebo průběžné vykazování práce na pracovních činnostech, tedy na úkolech, pracovních schůzkách či evidovaných absencích. Dozvíte se také, jak mohou pověření pracovníci výkazy práce analyzovat a schvalovat.

Kapitola nazvaná Výrobní projekty popisuje specifika plánování výrobních projektů, to jest především způsob zadávání norem u úkolů výrobního projektu, kusový plán projektu či možnost úpravy norem v průběhu projektu.

Kapitola Schůzky seznámí vedoucí i členy projektových týmů s tím, jak plánovat schůzky a zasílat účastníkům pozvánky, jak získat přehled o schůzkách spojených s projektem, i s postupem, jak přenést schůzky naplánované v Instant Teamu do jiných aplikací nebo zařízení, v nichž jsou běžně zvyklí plánovat svůj časový rozvrh.

Kapitola nazvaná Dokumenty a přílohy popisuje, jak používat Instant Team k vytváření a sdílení tzv. společných dokumentů a dokumentů připojených k jednotlivým projektům. Naleznete v ní také popis práce s přílohami, které mohou být připojeny ke společným dokumentům, k dokumentům projektů či k vybraným typům záznamů, např. k jednotlivým úkolům.

V kapitole nazvané Náklady se dozvíte o finančním plánování projektů v Instant Teamu.

Kapitola Nastavení projektového řízení je určená zejména uživatelům s rolí Správce a seznámí je s tím, jak nastavit uživatelské role či jak spravovat zdroje. Dozvědí se také, jaká nastavení pro fungování projektového řízení mohou v pracovní skupině provést a jak si některé vlastnosti projektového řízení přizpůsobit podle potřeb vlastní pracovní skupiny.

Kapitoly v části Řízení vztahů se zákazníky popisují principy využití aplikace Instant Team v oblasti řízení vztahů se zákazníky (Customer Relationship Management). Zpřístupnění této funkcionality je třeba nejdříve povolit v nastavení pracovní skupiny.

Kapitola Hodnocení zájemců vás seznámí se způsobem ukládání údajů při prvotním kontaktu se zájemci o vaše služby či výrobky. Dozvíte se také, jak evidovat komunikaci se zájemci a jak vyhodnotit jejich připravenost k navázání obchodního vztahu.

V kapitole nazvané Správa společností a kontaktů se dozvíte, jak udržovat databázi společností, se kterými jste v obchodním styku a jak vytvořit provázanost těchto společností na jednotlivé kontakty, projekty, příležitosti či požadavky evidované v Instant Teamu.

Kapitola Rozvíjení příležitostí obsahuje popis obchodních příležitostí a odhadů jejich úspěšnosti a finančního přínosu v určitém časovém období.

Kapitola E-mailová korespondence popisuje fungování e-mailové korespondence v Instant Teamu a nabídne vám možnost používat přehled e-mailových zpráv jako jednu z možných variant vedení důležité dokumentace k jednotlivým projektům a příležitostem.

Kapitola Šablony obchodních procesů vám ukáže, jak definovat jednotlivé kroky obchodního procesu a vytvořit z nich šablony, které mohou využívat obchodníci při své práci se zákazníky.

V kapitole Šablony e-mailů je popsán postup vytváření šablon k e-mailovým zprávám, seznámíte se i s možnostmi používání těchto šablon.

Kapitola Výnosy projektů popisuje plánování a sledování výnosů projektů založené na výnosové sazbě evidovaných produktů, případně jednotlivých úkolů.

Kapitola Fakturace se věnuje oblasti fakturace vašich služeb či zboží, ukáže vám, jak vystavovat jednotlivé vydané faktury či jak generovat faktury pro práci na projektech.

Kapitola Správa produktů popisuje postup pro vytvoření jednoduchého katalogu produktů, tedy výrobků či služeb, které nabízíte a dodáváte svým zákazníkům.

Kapitola Nastavení řízení vztahů se zákazníky je určena zejména uživatelům s přidělenou rolí Správce a seznámí je s možnostmi nastavení funkcionality a se způsobem fungování uživatelských rolí v řízení vztahů se zákazníky.

V kapitolách zahrnutých do části Řízení podpory a údržby jsou popisovány principy používání Instant Teamu v oblasti řízení podpory a údržby (Service Management). Zpřístupnění této funkcionality je třeba nejdříve povolit v nastavení pracovní skupiny.

Kapitola Správa smluv popisuje postup pro vytvoření jednoduché evidence smluv, na základě kterých poskytujete zákazníkům následný servis k prodaným výrobkům či službám.

Kapitola Řešení požadavků poskytne návod, jak evidovat, plánovat a realizovat požadavky zákazníků na servis, technickou podporu či údržbu dodávaných produktů.

V kapitolách Šablony smluv a Šablony požadavků se dozvíte, jak usnadnit práci techniků definováním šablon smluv a posloupností úkolů potřebných pro realizaci jednotlivých typů požadavků.

Kapitola nazvaná Nastavení řízení podpory a údržby popisuje možnosti nastavení funkcionality a způsoby fungování uživatelských rolí v této funkcionalitě. Je proto určena zejména uživatelům, kteří mají přidělenou roli Správce.

Kapitoly v části Pokročilé funkce v úrovni Professional jsou určeny pro uživatele s licenční úrovní Professional. Uživatelům s licenční úrovní Standard není zde popsaná funkcionalita dostupná.

Kapitola Pokročilé přizpůsobení sestav popisuje postupy při vytváření vlastních sestav a možnosti úplného přizpůsobování sestav. Dozvíte se, jak přizpůsobit obsah sestavy, jak seskupovat záznamy do skupin podle obsahu jednotlivých polí a také jak definovat filtry, parametry a vzhled jednotlivých sestav.

Kapitola Přizpůsobení polí a záznamů pojednává o přizpůsobování podoby oken s detaily jednotlivých záznamů. Jsou zde popsány způsoby vytváření nových uživatelských polí a možnosti úprav rozvržení podrobných náhledů na jednotlivé záznamy.

Stručná kapitola, Přizpůsobení barev pojednává o tom, jak mohou správci nastavit podmíněnou barevnou prezentaci záznamů hodnotami jednotlivých polí.

V dalších dvou kapitolách, Přizpůsobení importů a Export dat, jsou popsány možnosti výměny dat mezi Instant Teamem a jinými systémy a aplikacemi. Dozvíte se v nich, jak data do aplikace Instant Team importovat z externích strukturovaných zdrojů, včetně vytváření vlastních importních předpisů, a jakým způsobem je možné data z aplikace Instant Team exportovat.

Kapitola Správa možností přizpůsobení shrnuje pokročilá nastavení, která správcům pracovních skupin umožní povolovat a zakazovat vybrané parametrizační funkce aplikace Instant Team.

Zbývající kapitoly této příručky v části Pokročilé funkce v úrovni Architect jsou určeny pouze uživatelům s licenční úrovní Architect. Uživatelům, kteří používají aplikaci Instant Team v nižších licenčních úrovních, nejsou zde popisované funkcionality dostupné.

V kapitole nazvané Přizpůsobení operací se dozvíte, jak mohou správci pracovní skupiny vytvářet a přizpůsobovat operace, tj. jak mohou vytvářet a upravovat postupy pro vytváření, odstraňování a změny záznamů v jednotlivých databázích aplikace.

Následující kapitola Pokročilé přizpůsobení importů a exportů popisuje formáty pro import a export dat do, resp. z Instant Teamu, dostupné v nejvyšší licenční úrovni a způsoby ukládání importních předpisů a nastavených parametrů exportů, včetně možnosti plánovaného spouštění uložených importů a exportů. Je zde také stručně popsán postup pro zadávání dávkového zpracování importů a exportů.

Kapitola Jazyková lokalizace vás seznámí s možností lokalizovat texty v aplikaci i pro jiné než standardně podporované jazyky a zároveň vám objasní postup, jak v podporovaných jazykových mutacích lokalizovat přizpůsobení aplikace a hodnoty vybraných polí.

Předposlední kapitola Správa přístupových práv obsahuje popis nastavení přístupových práv uživatelů k záznamům jednotlivých databází, k vybraným polím a sestavám a vysvětlí, jak můžete tato práva dle potřeb vaší pracovní skupiny upravovat. Dozvíte se zde také, jak je možné omezit přístupová práva uživatelů k možnostem přizpůsobení pracovní skupiny.

Závěrečná kapitola Pokročilé přizpůsobení polí pojednává o pokročilém přizpůsobení polí dostupném pouze v licenční úrovni Architect.

Přehled klávesových zkratek

Při práci s aplikací i při práci s jednotlivými záznamy můžete pro vybrané akce kromě nabídek a tlačítek používat také klávesové zkratky.

V následujícím výčtu jsou stručně shrnuty klávesové zkratky fungující v Instant Teamu, a to pro počítače s operačním systémem Windows. Na počítačích s macOS je třeba klávesu <Ctrl> nahradit klávesou <Cmd>.

  • <Ctrl+N> vytvoří nový záznam v právě zobrazené databázi (v případě seskupených záznamů umožní vytvořit pouze nový detailní záznam)
  • <Shift+Ctrl+N> vytvoří nový podzáznam v právě zobrazené databázi
  • <Ctrl+D> odstraní vybraný záznam v právě zobrazené databázi, včetně jeho podzáznamů (v případě seskupených záznamů umožní odstranit pouze řádky s detailními záznamy)
  • <Alt+Enter> zobrazí podrobnosti, resp. okno s podrobnostmi označeného záznamu
  • <Shift+F1> přepne do režimu kontextové nápovědy (viz sekce Nápověda v kapitole 2)
  • <Ctrl+F> přepne do režimu rychlého hledání (viz sekce Rychlé hledání v kapitole 2)
  • <Ctrl+G>, <Shift+Ctrl+G> umožní přechod mezi nalezenými řádky v režimu rychlého hledání
  • <Ctrl+Z> navrátí poslední provedenou akci (viz sekce Funkce Zpět v kapitole 2)
  • <Shift+Ctrl+Z> obnoví poslední navrácenou akci (viz sekce Funkce Znovu v kapitole 2)
  • <Alt+Shift+Nahoru>, <Alt+Shift+Dolu> v sestavě posune vybraný záznam o jednu pozici nahoru, resp. dolů (viz sekce Číslování projektů v kapitole 4)
  • <Ctrl+C> zkopíruje vybraný záznam do schránky
  • <Ctrl+X> odstraní vybraný záznam a zkopíruje ho do schránky
  • <Ctrl+V> vloží záznam ze schránky na vybrané místo, případně do jiného programu (viz sekce Kopírování sestav do schránky v kapitole 2)
  • <Ctrl+P> umožní tisk sestavy či záznamu (viz sekce Tisk v kapitole 2)
  • <Shift+Ctrl+A> rozbalí hierarchicky uspořádané záznamy (viz sekce Práce s hierarchiemi v kapitole 2)
  • <Ctrl+L> propojí vybrané úkoly vztahem předchůdce-následník (viz sekce Předchůdci úkolu v kapitole 5)
  • <Shift+Ctrl+S> přeskočí čas naměřený na stopkách a stopky vynuluje (viz sekce Používání stopek v kapitole 10)
  • <Shift+Ctrl+R> přičte čas naměřený na stopkách k vybrané činnosti (viz sekce Používání stopek v kapitole 10)
  • <Ctrl+W> zavře právě otevřené okno aplikace (viz sekce Okno záznamu, Otevírání sestav v novém okně v kapitole 2)
  • <Ctrl+F1> odhlásí právě přihlášeného uživatele (viz sekce Odhlášení v kapitole 2)
  • <Alt+F4> ukončí aplikaci (viz sekce Odhlášení v kapitole 2)